Quase qualquer empresa envolvida no fornecimento de bens ou serviços terá, em algum momento, que responder a uma Solicitação de Proposta ou RFP. O maior erro ao escrever uma proposta é abordá-la como uma tarefa de preenchimento de lacunas. Uma proposta de projeto é mais uma função para o departamento de marketing do que para a equipe técnica ou administrativa que realmente estará envolvida na tarefa após a aceitação da proposta, pois o objetivo da proposta é convencer um parceiro a contratar sua empresa acima. potencialmente dezenas de outros que também estão enviando propostas com custos provavelmente menores do que você.
Diligência devida
A RFP inicial conterá muitos detalhes e perguntas e, possivelmente, informações sobre a empresa que faz a solicitação. Se a RFP for feita corretamente, ela deve fornecer informações suficientes para criar uma resposta adequada; Contudo, adequado não ganhará o lance. Uma resposta genérica que não faz mais do que responder às perguntas não é suficiente - você precisa ir mais fundo para responder às perguntas que não estava perguntei. Tire um tempo para entender mais sobre a empresa e fazer algumas pesquisas. Se o solicitante estiver disponível, faça perguntas significativas e peça esclarecimentos se for necessário. Isso não apenas ajudará você a entender melhor a tarefa em mãos, mas também a apresentar uma cotação de preço que reflita com mais precisão as necessidades do cliente.
Saiba o que o cliente realmente precisa
Mais frequentemente, os clientes não sabem exatamente o que precisam, e seus verdadeiros pontos problemáticos podem não se refletir na RFP. Reserve um tempo antes de responder para entender o core business do cliente, os principais desafios de seus concorrentes e quem são os outros fornecedores e parceiros da empresa. Pergunte a si mesmo qual é a força motriz por trás da solicitação - se você puder resolver um problema em vez de apenas fornecer um equipamento, você se moverá para a linha de frente. Antecipe o que o cliente quer hoje e o que ele provavelmente desejará no próximo ano e planeje diferentes cenários antes de redigir sua proposta.
Vender-se e sua empresa
A maioria das solicitações de propostas não está apenas procurando o provedor mais barato - os clientes querem alguém que entenda sua dor e resolva todos os problemas. Seu trabalho é convencê-los de que você é essa pessoa. Ao escrever a proposta, não basta parar de fazer uma lista. Cada ponto de bala ou entrega deve incluir pelo menos alguma linguagem mínima sobre como você está resolvendo o problema, ou como você está melhor e mais bem posicionada para ajudá-lo.
Uma boa tática de vendas ao fazer uma proposta é oferecer opções. Se você aproveitou o tempo para realmente entender as necessidades do cliente, pode oferecer uma gama de soluções - geralmente três é o melhor, porque as pessoas têm uma tendência natural de escolher o meio. Isso permite que o cliente saiba que você é flexível e também capaz de lidar com necessidades que podem ir além daquelas solicitadas no RFP.
Componentes da proposta
Nem todas as propostas são as mesmas, embora se você escrever muitas delas, descobrirá que é possível reutilizar grande parte da mesma língua. De um modo geral, uma proposta deve começar com um carta de apresentação pessoale prossiga com um resumo do projeto para garantir que você e o cliente estejam na mesma página. Inclua uma seção sobre estratégia global bem como uma seção sobre táticas e resultados individuaise inclua uma seção para custos gerais discriminados por produtos.
O cliente pode ter especificado uma data de entrega, mas é sempre uma boa ideia dividi-la em mais cronograma detalhado se houver vários entregáveis. A proposta deve também incluir termos de pagamento específicos e um página de assinatura. Um parágrafo ou dois no final para um sobre nós clichê também dá ao cliente um pouco mais de informações sobre sua gama de serviços e plano de fundo.
