Toda transação que ocorre em uma organização exige que o departamento contábil considere seu impacto financeiro. O contador precisa registrar cada transação com impacto financeiro nos registros contábeis. Muitas empresas emitem cartões de débito e crédito aos funcionários para reduzir os reembolsos de despesas que processa. Em vez de reembolsar os funcionários, a empresa paga a fatura do cartão de crédito ou ajusta seus registros para a transação de débito. Os lançamentos contábeis variam dependendo se o empregado usou um cartão de débito ou crédito.
Transação de cartão de débito
Os bancos emitem cartões de débito para os funcionários da empresa para reduzir o número de cheques que a empresa precisa imprimir. Uma transação com cartão de débito remove dinheiro da conta bancária da empresa no momento em que a transação ocorre. O funcionário usa um cartão de débito da mesma forma que usa um cartão de crédito ao fazer compras. O banco recebe um aviso eletrônico da transação e transfere o dinheiro para o fornecedor para pagar a transação.
Contabilidade de cartões de débito
Quando um funcionário faz uma transação usando o cartão de débito, o contador da empresa precisa atualizar os registros financeiros. O contador entra em contato com o empregado para determinar para que serve a transação. O contador usa essas informações para determinar qual conta de despesas usar na entrada contábil. O contador aumenta a conta de despesas e diminui o dinheiro.
Transação de Cartão de Crédito
Os bancos emitem cartões de crédito aos funcionários da empresa para diminuir o número de relatórios de despesas enviados pelos funcionários. Uma transação com cartão de crédito cria um passivo para a empresa que exige que a empresa pague ao banco no final do período. O funcionário usa um cartão de crédito ao fazer compras on-line, pelo telefone ou pessoalmente. O banco recebe um aviso eletrônico da transação. No final do período, o banco adiciona todas as transações e envia uma fatura para a empresa.
Contabilidade de cartão de crédito
Quando um funcionário faz uma transação usando o cartão de crédito, ela mantém o recibo e faz uma descrição da transação no recibo. No final do mês, ela envia todos os seus recibos ao contador da empresa. O contador compara os recebimentos com a fatura e garante que todas as transações sejam contabilizadas. O contador usa os recibos para determinar qual conta de despesas usar na entrada contábil. O contador aumenta a conta de despesas e diminui o dinheiro.
