Um formulário W4 é conhecido como Certificado de Provisão de Retenção do Funcionário. Os empregadores são obrigados a dar aos funcionários um W4 para completar após o emprego. O W4 ajuda o empregador a determinar quanto imposto de renda federal reter dos salários dos funcionários. Consequentemente, o funcionário deve indicar seu status de arquivamento e número de permissões no W4. O empregador deve manter o W4 em arquivo.
Baixe o W4 do site do IRS. Use o link "Formulários e Publicações" para acessar o W4. Você deve ter o Adobe Acrobat instalado em seu computador para poder baixar e imprimir o formulário. O W4 está disponível em inglês e espanhol.
Dê aos funcionários com status de cidadania o W4 para o ano fiscal apropriado. Os funcionários devem receber uma nova W4 ao serem contratados e sempre que precisarem fazer alterações no imposto de renda federal.
Dê aos funcionários instruções sobre o status de estrangeiro não residentes para o Formulário 8233 antes de dar a eles um Formulário W4 para concluir. As instruções estão disponíveis no site do IRS. Não-EUA os cidadãos podem ter diferentes diretrizes de retenção na fonte dos cidadãos dos EUA.
Explique aos funcionários a importância de concluir o W4 de forma correta e honesta. Por exemplo, reivindicar mais dependentes do que eles realmente têm direito pode resultar neles devido ao IRS, quando é hora de registrar os impostos de renda.
Arquive o papel W4 na pasta pessoal do funcionário, em uma área segura. Crie um sistema de arquivamento eletrônico. Digitalize e salve o W4 em um local confidencial em seu disco rígido.
