A fraude não é um crime que ocorre a céu aberto, e auditorias internas ou externas ocasionais não são mais suficientes para detectar fraudes dentro de um sistema contábil. Para melhor evitar fraudes, uma empresa deve estar ciente de todos os tipos de fraude que podem ocorrer para que possa criar programas de auditoria apropriados. Uma empresa deve discutir o risco de fraude com toda a administração e equipe, usar testes de fraude e estar ciente da capacidade da equipe administrativa de substituir os sistemas de controle de fraude. Transações incomuns, ou "bandeiras vermelhas", em um sistema de contabilidade são geralmente a primeira pista de comportamentos fraudulentos dentro de uma empresa.
Observe os roubos em dinheiro e investimento na forma de skimming ou furto. De acordo com o site Accounting Financial Taxation, as fraudes na forma de dinheiro e roubo de investimentos são frequentemente as mais divulgadas, mas resultam em menores quantias de dinheiro roubadas quando comparadas a outras formas de fraude. Skimming acontece quando um empregado recebe dinheiro, geralmente um pouco de cada vez, antes de ser registrado no sistema contábil, ou falsifica recibos e depósitos bancários. O furto acontece quando um funcionário recebe dinheiro depois que ele é registrado no sistema contábil, adultera os cheques ou está envolvido com esquemas fraudulentos de fornecedores. O contador Joel B. Charkatz, em um artigo da Lorman Education Services, afirma que os contadores e aqueles com acesso aos registros financeiros de uma empresa são geralmente os indivíduos considerados culpados por esse tipo de fraude. Você pode detectar essa forma de fraude se notar pequenas quantias de dinheiro perdidas periodicamente.
Procure por discrepâncias nas contas de despesas dos funcionários. Um funcionário que cometa fraude pode entregar recibos falsos e reivindicá-los como despesas comerciais, pedir reembolso por itens não aprovados, inflacionar o custo de uma compra se os recibos não forem necessários ou solicitar reembolso mais de uma vez pela mesma despesa. Outras maneiras que um funcionário pode roubar dinheiro de uma empresa incluem não reembolsar adiantamentos ou usar cartões de crédito da empresa para uso pessoal. Em uma empresa grande, as discrepâncias nas contas de despesas resultantes de fraudes podem parecer pequenas, mas podem ser construídas em grandes quantidades com o tempo. Para detectar fraudes em contas de despesas de funcionários, exigir recibos com todas as solicitações de reembolso e estabelecer controles que exijam registros detalhados de todas as compras.
Encontre a falsificação intencional de registros financeiros com auditorias internas. A apresentação fraudulenta de relatórios financeiros ainda é uma fraude, mesmo que os bens não sejam roubados, porque as informações enganam os investidores e afetam o preço das ações de uma empresa. A Contabilidade Financeira Tributária recomenda empregar o uso de auditores externos para realizar auditorias completas, além de auditorias internas.
Detectar propina de fornecedores ou pagamentos fraudulentos, notando preços de compra anormalmente altos ou um fornecedor desconhecido. Os funcionários encarregados de fazer as compras da empresa podem pedir aos fornecedores um pagamento de recuo para fazer negócios juntos, o que resulta em um negócio pagando mais do que o usual pelas mercadorias. Uma empresa pode detectar esse tipo de fraude conhecendo o valor de mercado dos suprimentos que compra em comparação com o preço pago.
Alternativamente, uma empresa pode efetuar pagamentos a fornecedores ou funcionários que não existem. Charkatz afirma que esse tipo de fraude é mais difícil de detectar em grandes empresas que empregam centenas de pessoas e contratam vários fornecedores. No entanto, a verificação de pedidos de compra e solicitações de pagamento em relação a uma lista atual de indivíduos empregados e fornecedores contratados pode ajudar a detectar e evitar fraudes em um sistema contábil.
