Os faxes são documentos importantes em muitos setores porque fornecem um fac-símile legal de uma assinatura. Por exemplo, eles servem como documentação legal na indústria de importação e exportação, onde as festas são frequentemente localizadas a milhares de quilômetros de distância. Um negativo sobre os faxes é que eles podem ser facilmente perdidos ou enviados para o local errado, a menos que forneçam instruções específicas aos destinatários. É onde entra uma folha de rosto de fax. As folhas de rosto de fax podem variar de instruções manuscritas em um pedaço de papel em branco até formulários profissionalmente completos com o logotipo da empresa, espaços detalhados para nomes, números de telefone, caixas de seleção para detalhes básicos e um local para escrever instruções. Criar sua própria folha de rosto de fax gratuitamente é um processo simples.
Fontes gratuitas de folhas de rosto de fax
Verifique seu software de processamento de texto para ver se ele tem modelos gratuitos de folhas de rosto de fax, que podem ser encontradas pesquisando em modelos no seu computador. Por exemplo, o Microsoft Word fornece modelos (consulte Recursos). Os modelos da Microsoft, quando abertos, podem ser salvos no seu computador se você usar o Microsoft Word.
Faça sua própria folha de rosto de fax usando seu programa de processamento de texto e seguindo um formato básico.
Escreva sua própria folha de rosto de fax se não tiver um computador à mão. Isso faz o trabalho, mas não tem o apelo profissional de uma folha de rosto projetada digitalmente.
Formato de uma folha de rosto de fax
Coloque a palavra "Fax" ou "Folha de rosto da transmissão de fax" em letras grandes na parte superior da sua planilha. Isso a identifica como a folha de rosto, separada do documento que você está enviando.
Justify deixou os seguintes títulos nesta ordem, pulando uma linha entre cada um: "Data:", "De:", "Telefone do remetente:" e "Número de fax de retorno:" Estes identificam a origem do fax para que ele possa ser facilmente visto se o destinatário estiver esperando por ele. Eles também contêm as informações de contato necessárias do remetente.
Ignore duas ou três linhas e continue com esses cabeçalhos: "Para:", "Número de fax" e "Número de telefone:" A identificação do destinatário garante que o fax chegue ao destino correto. Colocar o número de fax do destinatário facilita a digitação do número adequado na máquina de fax sem levar adiante as anotações. Ter o número de telefone do contato do destinatário permite que o remetente faça uma chamada rápida para confirmar se o fax foi recebido ou se está corrompido na transmissão.
Pule algumas linhas e adicione um título que diz "Número de páginas, incluindo capa": afirmar que o número de páginas inclui a folha de rosto elimina a confusão.
Ignore duas ou três linhas e liste o título "Assunto:" onde o remetente pode explicar brevemente o documento anexado.
Coloque o título "Notas:" em "Assunto" para que o remetente possa escrever instruções como "Entregue imediatamente a Sra. Jones" ou "Ligue para mim quando receber" ou "Por favor, verifique isso, assine e envie de volta por fax".
Dicas
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Clareza é a qualidade mais importante de uma folha de rosto de fax. Negrito os títulos, se você estiver criando a planilha em um programa de processamento de texto. Se você estiver escrevendo a folha manualmente, imprima com clareza e sublinhe os títulos.
