Um memorando de relatório de funções de página de transmissão é muito parecido com uma carta de apresentação do currículo. Pense nisso como seu discurso pessoal para o leitor. Escreva o que você diria ao destinatário se estivesse entregando o relatório a ele pessoalmente, mas primeiro reúna seus pensamentos.
Antes de escrever, é importante identificar o que você deseja dizer. Identifique seu público e avalie suas necessidades e desejos específicos. Considere estes pontos ao redigir um memorando de transmissão e o resto do seu relatório ou proposta.
Enderece o memorando de transmissão usando formatação de memorando simples. Se sua organização tiver um modelo de memorando, use-o. Se não usar esta configuração como ponto de partida:
MEMORANDO
Para: Nome e título do destinatário De: seu nome e título Data: data em que você transforma seu relatório Assunto: nome do relatório
Escreva uma declaração de abertura. “Aqui está o relatório que você solicitou em relação a…” por exemplo. Não precisa ser longo. Um par de frases simples fará o trabalho. Use o formato de bloco de negócios para este parágrafo e o restante do seu memorando. Coloque um retorno rígido ou um espaço em branco entre cada parágrafo, mas não aba ou recue antes de iniciar uma nova seção.
Escreva um parágrafo introdutório. Descreva o escopo do relatório, exatamente o que ele abordará e como você reuniu suas informações.
Escreva o corpo do memorando. Explique o quão útil o relatório será para o leitor. Apresente suas principais conclusões e destaque descobertas ou capítulos interessantes para seu público. Qualquer informação que torne o relatório mais útil ou acessível ao seu leitor pode ser incluída nesta seção. Você pode até querer fazer sugestões para mais pesquisas.
Componha um parágrafo de fechamento. Escreva uma breve nota de agradecimento ao seu leitor e reconheça qualquer ajuda importante que você tenha recebido dos colegas de trabalho. Além disso, ofereça-se para esclarecer quaisquer pontos ou fazer mais trabalhos, se necessário.
Verifique o documento em busca de erros ortográficos e gramaticais.
Peça a um colega que você confie que revise seu trabalho. Seus olhos frescos vão se concentrar em confundir fala e erros de digitação.
Faça as alterações necessárias e incorpore as sugestões do seu revisor.
Insira seu memorando completo de transmissão para o resto do seu relatório. Coloque-o imediatamente antes do sumário e depois da página de título do relatório.
Dicas
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Escreva a nota de transmissão e outras partes do seu relatório por último, uma vez que elas se referem ao resto do documento.
Aviso
Os memorandos de transmissão são usados apenas para documentos internos. Se o seu relatório for destinado a um público externo, como um possível cliente, escreva uma carta de transmissão. As informações serão as mesmas, mas use a formatação de carta comercial para endereçar seu documento.
