As cartas de transmissão, também chamadas de cartas de apresentação, acompanham faxes e e-mails para descrever o conteúdo de documentos enviados por fax ou os arquivos anexados a um e-mail. As cartas de transmissão também garantem que os documentos sejam entregues à pessoa certa, se forem enviados para um fax ou endereço de e-mail compartilhado. Essas cartas são geralmente breves e apenas transmitem informações necessárias. Como as cartas de transmissão são uma forma de correspondência comercial, você deve seguir certos padrões para escrever uma corretamente.
Digite seu nome ou o nome da empresa, endereço, número de telefone e outras informações de contato na parte superior do documento, localizando-o no lado direito da página. Como alternativa, você pode escrever a carta no papel timbrado da empresa.
Pule uma linha e liste a data em suas informações no lado direito da página.
Digite o nome do destinatário, o endereço e, se aplicável, o número da conta ou outras informações de identificação, no lado esquerdo da página, duas linhas abaixo da data.
Enderece a carta especificamente para a pessoa que a receberá. Se você não sabe o nome do indivíduo, escrever "Dear Sir or Madam" será suficiente.
Liste sua razão para escrever a carta na primeira sentença. Informar se você está enviando um currículo, proposta comercial, relatório ou informações sobre um produto ou serviço.
Dê informações básicas sobre o documento que você está enviando no segundo parágrafo. Isso pode incluir datas nas quais o leitor deve agir de acordo com as informações contidas no documento ou, se o documento tiver várias páginas, uma breve explicação das páginas incluídas. Você também pode lembrar o leitor de todas as conversas ou correspondências que você teve com ele em relação ao documento.
Agradeça ao leitor por seu tempo no último parágrafo e peça a ela para entrar em contato com você caso tenha alguma dúvida.
Digite seu nome, título e informações de contato, como seu endereço de e-mail ou número de telefone, na parte inferior da página. Escreva sua assinatura acima do seu nome.
