Muitos supermercados e restaurantes estão dispostos a doar alimentos e bebidas para organizações de caridade; pode ser parte de sua missão contribuir para a comunidade. Trate as doações de alimentos como uma transação comercial, oferecendo aos seus doadores a documentação apropriada. Esteja preparado para lhes dar uma carta de um pedido e um recibo para a sua doação. Como incentivo, você pode promover seus negócios incluindo seu logotipo ou nome nos materiais promocionais do evento.
Faça uma lista de restaurantes e mercearias em sua área. Inclua suas informações de contato, como endereço e número de telefone.
Prepare um roteiro, que você lerá quando ligar para os restaurantes e lojas. O objetivo da ligação inicial é coletar informações - quem é o gerente de relações com a comunidade e se a empresa oferece doações de alimentos. Comece o roteiro com uma introdução de si mesmo, da organização e do evento. Explique que você está procurando doações de alimentos para sua instituição de caridade ou evento e que gostaria de falar com um gerente de relações com a comunidade. Termine seu script pedindo doações e reunindo informações sobre o contato adequado.
Ligue para cada restaurante ou supermercado. Siga seu roteiro o melhor que puder, mas seja gentil e espontâneo. É uma boa ideia desenvolver um relacionamento com o contato apropriado desde o início. Provavelmente ele pedirá uma carta de solicitação. Deixe-os saber que você está enviando um. Se você precisar deixar uma mensagem, forneça um resumo de 30 segundos a um minuto da sua organização, do evento, do que você está solicitando e de um número de telefone. Peça a ele ou ela para ligar de volta.
Digite uma carta de uma página para cada restaurante e loja; Esta carta explicará a missão e o evento da sua organização e servirá como um pedido oficial por escrito ao potencial doador. Personalize sua carta para o contato apropriado. Inclua o seu status sem fins lucrativos e seu Número de identificação fiscal federal. Mencione se você usará a comida para alimentar os convidados, voluntários ou ambos. Especifique os itens alimentares que você precisa. Deixe seu contato saber que você ligará para o acompanhamento nos próximos dois dias. Inclua seu nome de contato e número de telefone.
Entregue ou envie sua carta e prepare um script de acompanhamento. Você lerá este script quando ligar para seu contato para ver se ele recebeu sua carta. Mencione que você enviou uma carta de solicitação há alguns dias e está verificando se ela foi recebida. Repita seu pedido perguntando ao seu contato se ele está disposto a doar qualquer comida ou bebida. Quando eles disserem "Sim", informe-os de que você trará um recibo para a generosa doação.
Itens que você precisará
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Lista telefônica
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Computador
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telefone
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Acesso à internet
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Impressora
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Processador de palavras
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Livro de recibo em branco
Dicas
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Você pode comprar livros de recibos em branco em uma loja de material de escritório. Algumas lojas podem fornecer itens antigos da padaria ou da seção de produtos, que ainda são aceitáveis para servir e preparar refeições. Use seu evento como uma oportunidade para desenvolver um relacionamento de longo prazo com doadores em potencial, que podem desfrutar de doações para sua organização regularmente no futuro.
