As cartas são a melhor maneira de garantir que funcionários ou clientes sejam notificados sobre uma alteração na política. As pessoas tendem a ignorar sinais e e-mails porque são bombardeados com tantos anúncios e mensagens de e-mail todos os dias. As cartas, por outro lado, são mais difíceis de ignorar porque estão associadas à formalidade e às mensagens importantes. As cartas de notificação são simples de escrever e muito eficazes.
Carregue o papel timbrado da empresa na sua impressora. A maioria das empresas tem políticas que as comunicações oficiais devem estar em papel timbrado, porque ajudam a transmitir a idéia de consistência e autoridade.
Abra a carta digitando a data. Se a carta estiver indo para um indivíduo, digite o nome e o endereço do destinatário. Se a carta fizer parte de uma correspondência em massa de avisos semelhantes, não digite o nome ou use o recurso de mala direta em seu programa de processamento de texto para inserir os nomes.
Comece a carta digitando "Dear Mr./Ms. (Name)", seguido de dois pontos, ou para uma correspondência mais geral "Dear Valued Customer" ou uma gentileza similar.
Comece a carta explicando brevemente a situação. Se você está escrevendo para dar más notícias, como em um aviso de atraso de livros ou uma fatura em atraso, explique para que foi a conta e como é tarde. Se você estiver escrevendo para notificar os clientes sobre uma mudança na política, explique o problema que criou a necessidade da mudança de política.
Explique o aviso de forma clara e sucinta, para que o destinatário não perca a mensagem. Forneça as datas relevantes para quando a política entrará em vigor.
Forneça informações sobre ações, como prazos ou procedimentos que o destinatário da carta deva seguir. Forneça suas informações de contato caso tenham dúvidas.
Feche a carta agradecendo ao funcionário ou cliente por sua atenção e digite seu nome. Assine o espaço acima do seu nome.
Dicas
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Mantenha a carta breve e de fato. Se você se desculpar demais, clientes ou funcionários podem interpretar isso como uma indicação de que podem contestar o aviso ou a alteração da política.
