Sua organização acabou de criar um novo programa e você precisa informar seus clientes sobre isso. A maneira mais fácil de fazer isso é enviar a cada cliente uma carta informando sobre o programa. Para chamar a atenção do cliente, sua carta deve ser envolvente para que ele a leia, e sua carta deve ser informativa para que ele entenda exatamente o que é o programa. Mesmo que o programa beneficie seu cliente, as pessoas tendem a relutar em ler correspondências diretas, por isso você deve encontrar exatamente o equilíbrio certo entre informação e persuasão.
Digite a data e pule uma linha. Use a função de mala direta em seu programa de processamento de texto para adicionar os nomes e endereços dos clientes, ou omita-os se preferir uma letra geral.
Pule uma linha adicional e digite "Dear Mr./Ms. (Client name)" seguido de dois pontos, ou digite "Dear Valued Client" seguido por dois pontos para uma saudação geral. No entanto, lembre-se de que as pessoas estão mais propensas a ler mensagens que são endereçadas especificamente a elas, portanto, se você puder adicionar os nomes e endereços dos clientes, deverá fazê-lo.
Comece a carta com algo que atrairá a atenção dos clientes. Um fato relevante ou estatística pode interessá-los; por exemplo. "Você sabia que pode garantir seus filhos por US $ 50,00 por mês em nosso novo programa?" Começar com um benefício direto como esse chamará a atenção dos clientes e os incentivará a ler mais.
Dê os detalhes gerais sobre o programa. Forneça informações suficientes para que os clientes possam tomar uma decisão informada, mas não tanto que você os sobrecarregue com letras miúdas. Diga-lhes onde eles podem obter os detalhes; por exemplo, coloque no seu site detalhes e um pacote de boas vindas, juntamente com o aplicativo do programa.
Diga aos clientes o que fazer se estiverem interessados. Forneça um número de telefone ou site onde eles possam se inscrever. Forneça datas, locais e prazos relevantes, se aplicável.
Feche a carta, digitando "Atenciosamente", e pule três espaços de linha. Digite seu nome. Imprima as cartas no site da sua organização e assine seu nome acima do seu nome digitado em cada letra. Se você não conseguir assinar cada cópia, faça um gráfico do seu nome e insira-o no documento; assim, ao imprimir as letras, cada uma delas terá uma "assinatura".
