De acordo com o Laboratório de Escrita Online da Universidade Purdue (OWL), os memorandos são escritos para destacar ou resolver problemas. A Escola de Negócios da Northern Kentucky University declara que os memorandos devem comunicar muita informação em um espaço limitado. Como um memorando é formatado depende da empresa, do objetivo do memorando e dos destinatários do memorando. Os memorandos da equipe interna podem fornecer informações, análises e conclusões, informações sobre horário comercial ou instruções para o uso adequado do equipamento.
Itens que você precisará
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Papel
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Caneta e Lápis
Aprenda o propósito básico e o formato de um memorando. Os memorandos geralmente são documentos internos usados para se comunicar com a equipe. As finalidades podem incluir lembretes de políticas, solicitações de ações, relatórios de alterações ou notificação oficial. O formato de nota inclui um título, introdução, corpo, resumo e fechamento. Anexos são anotados na parte inferior do documento.
Determine o propósito do seu memorando e quais anexos, se houver, serão incluídos. Determine os destinatários do memorando. Frequentemente, supervisores e gerentes recebem cópias de memorandos e pode haver a necessidade de incluir uma cópia em um arquivo. Determine o que o memorando dirá e componha um rascunho. Verifique a política da empresa para usar papel timbrado aprovado para memorandos.
Preencha o título, começando com a "Data". Inclua nomes e títulos dos principais destinatários na seção "Para". Pode ser uma ou mais pessoas ou pode especificar um grupo de pessoas, como todos os gerentes de contas. Inclua na seção “cc” os nomes e títulos daqueles que receberão cópias do memorando. Inclua na seção "De" o nome e o título da pessoa que envia o memorando. Inclua na seção "Assunto" um pequeno título descrevendo o propósito do memorando.
Inclua um parágrafo introdutório que explique o propósito do memorando, forneça um plano de fundo para o propósito e forneça uma visão geral do que se seguirá nos parágrafos subseqüentes. Inclua um alerta para os leitores se o memorando contiver políticas ou outras informações críticas.
Inclua informações no corpo ou no texto principal do memorando que se expande na introdução e visão geral. Por exemplo, forneça o plano de fundo que leva a uma mudança de política. Separe e ordene os parágrafos de acordo com o conteúdo. Use parágrafos breves ao longo do memorando. Esta seção pode ser um ou dois parágrafos ou várias páginas, dependendo da finalidade do memorando.
Insira o resumo e o fechamento. O resumo pode não ser necessário para notas de uma página, mas pode ser útil com documentos longos contendo informações ou instruções complexas. Feche agradecendo ao leitor e oferecendo sua ajuda para responder perguntas ou explicar o conteúdo da nota. Na ausência de um resumo, inclua um breve resumo no parágrafo final. Informe os leitores se o conteúdo da nota é confidencial.
Observe no final do memorando uma lista de anexos mencionados no memorando. Use as palavras “Anexado” ou “Fechado” para indicar a lista de anexos. Não inclua anexos que não sejam mencionados no memorando.
Assine o memorando. Escritores de Memorando geralmente iniciam ou assinam memorandos na seção de cabeçalho, ao lado da entrada “De”. Um memorando formal pode exigir uma assinatura completa e uma linha de data no final do documento.
Dicas
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Revise as cópias dos memorandos da empresa para aprender o estilo e a formatação. Pergunte se é necessária aprovação para enviar uma nota.Verifique todas as informações factuais antes de incluí-las no memorando. Peça a alguém para revisar seu memorando.
