Muitas organizações têm problemas e, para escrever um memorando sobre a solução de um problema, você deve seguir etapas específicas.. Antes de escrever um memorando, você precisa de todas as informações relativas ao problema, bem como dos indivíduos envolvidos. Às vezes, resolver um problema é uma questão de melhorar a comunicação.
Determinar ou definir o problema é. Seu memorando deve começar com uma declaração de problema. Este é um resumo rápido de qual é o problema. Certifique-se de colocar essas informações nos termos mais simples possíveis para que todos os envolvidos compreendam o problema.
Descubra as possíveis causas do problema. Seu plano de ação pode ser direcionado para eliminar as causas.
Escreva quem e o que é afetado pelo problema. Liste todas as pessoas e departamentos afetados e explique como. Por exemplo, um sistema de computador inadequado afetará o departamento de atendimento ao cliente porque não poderá atender as chamadas com a mesma rapidez. Isso pode reduzir a lucratividade de uma empresa, pois um serviço inadequado ao cliente pode causar uma perda de participação de mercado.
Faça uma lista das possíveis soluções para o problema. Uma solução pode ser uma atualização completa para o sistema de computador. Outra solução possível é contratar mais representantes de atendimento ao cliente para lidar com o excesso de chamadas devido a um sistema deficiente. Anote todas as soluções possíveis para o problema.
Recomende a melhor solução possível. Explique por que o método escolhido é o melhor. Determine quem ajudará a implementá-lo. Sua recomendação deve incluir os custos que serão incorridos. Certifique-se de que a solução tenha uma hora inicial e final. Descreva os indivíduos ou departamentos que participarão da solução.
