Há coisas específicas que você pode se comunicar com outras pessoas em seu local de trabalho usando a distribuição de notas. Um memorando geralmente comunica algo importante para colegas de trabalho e geralmente é distribuído para pelo menos mais de uma pessoa dentro da empresa. Um memorando também pode ser usado para que todos saibam sobre algo urgente, como arquivos perdidos. Arquivos perdidos podem afetar a operação da empresa e os trabalhadores devem ser alertados sobre o problema e como podem ajudar o mais rápido possível.
Preencha o cabeçalho do memorando sobre arquivos perdidos. Isso inclui uma linha para a data, o assunto, quem é o memorando e de quem é. Essas linhas são rotuladas como "Data", "Assunto", "Para" e "De". O assunto deve pelo menos dizer "Arquivos perdidos", mas também pode descrever quais arquivos foram perdidos.
Explique a questão brevemente no primeiro parágrafo diretamente sob o cabeçalho. Isso definitivamente deve incluir quais arquivos são perdidos, como arquivos de um cliente ou projeto específico. Também pode incluir como você acredita que os arquivos foram perdidos, onde eles podem estar e como é urgente encontrá-los.
Descreva mais sobre o problema na próxima seção. Obtenha mais detalhes sobre os arquivos perdidos neste momento. Você pode fornecer detalhes sobre o cliente ou projeto para o qual os arquivos são ou mais informações sobre como os arquivos podem ser procurados pelos funcionários. Neste ponto, dê uma data específica em que os arquivos devem ser encontrados.
Diga aos destinatários da nota exatamente o que você quer que eles façam na seção final. Estes devem ser itens de ação específicos, como pesquisar no banco de dados X ou passar por todos os seus arquivos pessoais, caso você tenha salvado os arquivos perdidos no computador ou nas unidades flash da empresa. Repita a data em que os arquivos devem ser encontrados.
Revise o memorando. Certifique-se de não incluir informações confidenciais sobre os arquivos dos quais não deve haver um registro por escrito. Além disso, certifique-se de ter articulado a importância de encontrar os arquivos perdidos com clareza.
