A produção eficiente de produtos de alta qualidade com lucro e permanecendo dentro dos limites das leis e regulamentações requer consistência nas operações. Muitas empresas se ajudam instituindo procedimentos operacionais padrão, ou SOPs, que fornecem instruções passo-a-passo para implementar procedimentos importantes. Os SOPs ajudam a garantir precisão e controle de qualidade. Eles são usados em uma variedade de empresas e organizações, especialmente no governo, manufatura, pesquisa e desenvolvimento, laboratórios e academia. Como as unidades individuais dentro das empresas têm uma miríade de procedimentos, cada uma delas precisa de diferentes POPs. Por isso, é útil fornecer aos chefes de cada unidade um modelo de SOP, que ofereça um ponto de partida para que eles escrevam seus próprios procedimentos e manuais de SOP. Os modelos SOP fornecem todos os componentes importantes que cada procedimento precisa.
Guie escritores de SOP para determinar que tipo de procedimento precisa ser escrito. O modelo deve fornecer a eles uma ferramenta de tomada de decisão fácil, baseada no número de decisões que devem ser tomadas pelos trabalhadores para realizar os procedimentos. Aconselhe que os procedimentos de rotina que são curtos requerem apenas que o trabalhador faça alguns julgamentos e possa ser escrito em um formato de etapas simples. Por exemplo: Faça A, depois B e depois C. Observe que procedimentos demorados que exigem algumas decisões podem usar um formato de etapas hierárquicas, informando ao trabalhador em qual ordem o procedimento deve ir e, geralmente, incluem subetapas que devem ser executadas para concluir o procedimento. tarefa inteira. Ofereça exemplos de fluxogramas ou infográficos para descrever procedimentos que são complicados, demorados e exigem várias decisões. Por exemplo: Faça A. Se "normal", faça B, C e D. Se "anormal", repita A para confirmar e então faça E, F e G.
Descreva as porcas e parafusos de cada procedimento. Por exemplo, cada procedimento deve ter um título, propósito, escopo e os métodos e responsabilidades para executar o procedimento. Encoraje ou exija que os escritores de SOP usem uma convenção de nomenclatura uniforme para os procedimentos de titulação. Aconselhe-os a determinar o escopo do procedimento, como a quem o procedimento se aplica, quando e sob quais circunstâncias. Você também pode descrever quando não usar cada procedimento. Na seção de métodos e responsabilidades, forneça o protocolo passo a passo para executar um procedimento. O modelo deve fornecer frases simples e curtas com verbos de ação.
Forneça definições e requisitos de recursos. Cada procedimento deve ter uma seção definindo os termos usados no documento e soletrando quaisquer acrônimos. Além disso, deve informar aos funcionários quais documentos, equipamentos ou outros materiais serão necessários para realizar o procedimento. Faça referência a quaisquer outros procedimentos relacionados que os empregadores precisem realizar com antecedência ou que precisem estar cientes para concluir a tarefa. Não esqueça de outros componentes importantes que o modelo deve ter. Estes incluem a data efetiva para o procedimento e a última data em que o procedimento foi revisado.
Dicas
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Dependendo da sua empresa, também pode ser importante atribuir um nível de segurança ao SOP para esclarecer qual o nível de autoridade necessário para realizar o procedimento. Use o modelo para descrever também as condições sob as quais o empregado pode executar com segurança o procedimento com segurança.
Aviso
Sempre inclua orientações sobre saúde e segurança ou violações regulatórias, quando apropriado. Forneça um local no modelo e use métodos para enfatizar avisos importantes, como negrito ou encadeamento lateral dessas mensagens. Descreva o que aconteceria se o procedimento não fosse seguido ou fosse seguido incorretamente, se isso resultaria em ferimentos pessoais, perda de vida, danos ao equipamento, produtos defeituosos, multas, litígios ou fechamento de negócios.
