Como criar um modelo de SOP

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são uma maneira popular de fornecer orientação consistente aos funcionários dentro de uma organização. Idealmente, se você pegar alguém na rua, essa pessoa deve ser capaz de concluir a tarefa sem nada além de um SOP e das ferramentas necessárias. Um ponto de partida fundamental de qualquer portfólio de SOP é a criação de um modelo de SOP para consistência. Você não precisa de nenhum software ou habilidades sofisticados; você só precisa equilibrar os elementos necessários e o que você deseja que o modelo seja semelhante.

Itens que você precisará

Computador
Software de processamento de texto

Abra um novo documento de processamento de texto. Salve o arquivo com o nome que você gostaria de usar para seu modelo SOP e a data para o controle de versão. Por exemplo: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Inserir uma tabela no cabeçalho. O número de linhas e colunas nesta tabela é com você; Tenha em mente que você precisará, no mínimo, de uma célula para o número do SOP, título e aprovação ou data efetiva do documento. Você também pode usar uma célula para o número da página e o logotipo ou nome da empresa, se desejar. O interessante da tabela no cabeçalho é que ela será repetida em todo o documento à medida que você adiciona páginas.

Inserir uma tabela grande na primeira página do documento. Esta tabela conterá seu número de SOP e título no topo, seguido por células para assinaturas de pessoal-chave, como o autor do documento e funcionários de aprovação, com seus nomes, títulos e datas assinados. Digite os cabeçalhos de cada célula, como "SOP Title" para a célula superior, "SOP Author" para a próxima célula e "QA Approval" para o número apropriado de células.

Crie seções para a introdução, responsabilidades, materiais e equipamentos (se aplicável) e procedimento. Outras seções podem incluir glossários de abreviações, termos ou produtos. Como esse é um modelo, convém incluir uma frase ou duas descrevendo o que é esperado para cada seção se você planeja ter vários autores de SOP.

Formate suas seções. Uma das formas mais comuns de apresentar seções SOP é iniciar um sistema de letras, numeração ou combinação para cada seção. Você também pode usar marcadores e traços. Lembre-se, no entanto, é mais fácil referir-se ou revisar os POPs para apontar para uma seção pela letra / número.Mostre como deve ser o formato de sequenciamento para cada linha subseqüente em uma seção, como "A, B, C"; "1, 2, 3"; ou "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Inserir outras duas tabelas no final do modelo. Uma das tabelas deve ser para listar referências externas ou para anexos e formulários que você pode anexar ao SOP para alterações de versão. A outra tabela pode ser para documentar o histórico de versões do SOP e quaisquer razões para alterações. Essas tabelas podem continuar usando o formato de numeração / letras que o restante do modelo usa.

Salve o documento como um arquivo de modelo somente leitura. Isso ajudará a evitar que seu modelo seja sobrescrito acidentalmente, forçando o usuário a salvar o documento com um nome diferente, se alterado.