Fluxogramas são úteis para mostrar como as etapas de um processo de negócios se encaixam. Quando usados para documentar o ciclo contábil, eles servem não apenas como uma lista de verificação conveniente para garantir que seus funcionários concluam cada etapa do ciclo contábil completo todo mês, mas também ajudam a analisar e melhorar os fluxos de trabalho contábeis. Depois de entender quais símbolos usar onde e quais informações cada um requer, não é difícil criar um fluxograma do processo de contabilidade.
Entenda os símbolos do fluxograma
Os símbolos do fluxograma mostram as etapas, decisões e tarefas envolvidas no ciclo contábil. Embora você possa usar qualquer símbolo para representar cada um deles, muitas pessoas usam símbolos padrão. Para um fluxograma de processo de contabilidade, estes incluem formas ovais, retângulos e paralelogramos, que são formas planas com lados opostos paralelos e iguais em comprimento. Também são úteis as setas que indicam a direção na qual o processo de contabilidade flui. Como o site Mind Tools explica, as formas ovais geralmente representam o início ou o fim de um processo, retângulos identificam tarefas específicas e suas instruções ou orientações e paralelogramos classificam os resultados contábeis.
Crie a estrutura do fluxograma
O ciclo contábil é um conjunto de 10 etapas que ocorrem na mesma ordem em todos os períodos contábeis. Na ordem em que cada etapa ocorre, o ciclo contábil consiste em identificar transações, analisar transações, fazer lançamentos contábeis, lançar lançamentos no livro contábil, calcular um balancete, fazer lançamentos de ajuste, calcular um balancete ajustado, preparar demonstrações financeiras, transferir saldos em contas temporárias via fechamento de inscrições e cálculo de um saldo de avaliação após o fechamento. Identifique cada etapa principal dentro de um oval e use setas direcionais para criar uma estrutura de fluxograma vertical.
Adicionar detalhes da tarefa
Realize uma análise de tarefas para identificar tarefas individuais em cada etapa do ciclo contábil. Quanto mais detalhes você fornecer, mais útil será o gráfico. Por exemplo, em vez de usar um único retângulo que diz “registrar entradas de diário como débitos ou créditos”, liste cada etapa ou forneça instruções para concluir essa tarefa em seu próprio retângulo. Para etapas que produzem saída, como preparar demonstrações financeiras, identificar a saída usando paralelogramos, coloque-as à direita do retângulo correspondente e conecte-as com setas direcionais. Repita este passo até o fluxograma estar completo.
Teste e verifique
Quando o fluxograma estiver concluído, a Mind Tools recomenda que você verifique as informações e teste-as quanto à precisão. Uma maneira de conseguir isso é pedir aos funcionários da contabilidade que revisem o gráfico e testem-no seguindo as etapas exatamente como são apresentadas. Esse também é um bom momento para analisar o ciclo contábil para melhorar a eficiência e os controles internos. Identifique etapas desnecessárias e redundantes, bem como etapas que você deve incluir. Veja se os procedimentos contábeis fornecem controle interno adequado, como segurança da informação e separação de tarefas.
