Se você comprar produtos ou serviços de um fornecedor, provavelmente terá interesse em suas transações mensais com essas empresas. O mesmo vale para qualquer cliente que compre bens ou serviços de você como proprietário de uma empresa. Para fornecer uma contabilidade detalhada das atividades mensais de um cliente ou cliente, muitas empresas oferecem um extrato de conta. Embora algumas empresas ainda as enviem, elas também podem ser fornecidas por e-mail ou por um portal da web. O documento serve como cortesia, ajudando seus clientes a balancear seus próprios livros.
Dicas
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Um extrato de conta é um documento que mostra ao cliente uma contabilidade de cada transação dentro de um ciclo de faturamento específico.
O que é um extrato de conta?
Um extrato de conta fornece uma lista das transações de um cliente por um período de tempo designado. Semelhante ao extrato bancário que você recebe para suas próprias transações financeiras, um extrato de conta empresarial detalha as datas de início e término, o saldo inicial, o saldo final e todos os débitos e créditos que ocorreram entre essas duas datas.
Geralmente, as empresas enviam apenas uma declaração de conta para os clientes que possuem uma conta e assinaram os contratos apropriados. Dependendo de suas preferências pessoais, você pode decidir enviar apenas extratos de conta para aqueles que tiveram atividade em um determinado mês. Isso é especialmente benéfico se você tiver alguns clientes que não compram de você todos os meses. Isso economizará a despesa extra de enviar extratos com saldo zero.
Formatando um extrato de conta
Se você nunca criou um extrato de conta, talvez não saiba como formatá-lo. A boa notícia é que há muitos modelos disponíveis para ajudá-lo, incluindo alguns no Microsoft Word. Ele simplesmente precisa ter as palavras "declaração de conta" na parte superior e incluir o nome e endereço do cliente em "to" e seu nome e endereço em "de". Em seguida, você detalhará todas as transações realizadas durante o mês, incluindo todas as compras e créditos e mantendo um saldo em execução na coluna da extrema-direita como você vai. Na parte inferior, deve haver um montante total devido, bem como instruções sobre como pagar.
Se o seu cliente for automaticamente cobrado, certifique-se de deixar isso claro na declaração. Esta é uma declaração somente de informação. Seus clientes podem estar lidando com uma pilha de faturas e extratos e não têm tempo para classificar seus próprios registros para determinar se eles pagaram ou não. Se você precisar anexar uma fatura na parte inferior para evitar imprimir declarações separadas para quem fizer o pagamento automático, anote na fatura que o pagamento será debitado para evitar pagamentos duplicados.
O que é um extrato bancário e seu propósito?
Quando as empresas emitem extratos de conta, geralmente o fazem como uma conveniência para os clientes, embora o custo seja maior, principalmente se você enviá-lo por correio. A eficiência de custo desse tipo de cortesia pode ser questionável, a menos que você possa vinculá-lo diretamente a um aumento de seus clientes que pagam suas contas em dia. Se eles estiverem continuamente recebendo avisos de suas transações, juntamente com uma fatura que facilita o pagamento, eles poderão realmente efetuar o pagamento em vez de defini-lo para o lado até que eles possam verificar o que compraram no mês anterior.
No final do cliente, o objetivo de um extrato de conta é facilitar a escrituração contábil. Seus clientes provavelmente têm um fluxo de faturas chegando a cada mês, o que significa que o seu é um dos muitos. As informações fornecidas podem ser facilmente comparadas aos seus próprios livros. À medida que o ano avança, eles podem dar uma olhada nos dados históricos relacionados ao negócio que eles fazem com você e usar as informações para definir previsões orçamentárias futuras.
Demonstração de Exemplos de Conta
O melhor exemplo de um extrato de conta é o extrato bancário que você recebe todo mês. Você terá isso para todas as suas contas, incluindo suas contas bancárias pessoais, suas contas de investimento, seus cartões de crédito e suas próprias contas financeiras empresariais. Geralmente, ele tem uma data de início a término, um saldo inicial, um saldo final e um registro de todas as transações que ocorreram durante esse período.
Assim como no extrato de conta da sua conta, um extrato bancário pode vir por correio postal em forma impressa ou ser visualizado on-line. Se estiver relacionado ao seu cartão de crédito, você provavelmente verá uma fatura na parte inferior do extrato da conta, que inclui o valor que você deve pagar e a data de vencimento. Ao contrário das declarações de conta, seu extrato bancário pode vir mesmo se você não tivesse transações para o mês.
Objetivos de um extrato bancário
O objetivo de um extrato bancário é a transparência. Os clientes querem ver todas as transações registradas em suas contas ao longo do ano. Antes do banco on-line, os clientes rastreavam suas transações em um registro de cheques e reconciliavam o valor quando o extrato mensal chegava pelo correio. Se eles se esquecerem de registrar uma transação, eles a verão na declaração e poderão corrigir o erro rapidamente. Da mesma forma, as empresas também acompanharam suas transações financeiras em livros baseados em papel e verificaram novamente os valores com o extrato mensal.
A tecnologia mudou tudo isso. Agora, empresas e indivíduos podem fazer login 24 horas por dia e ver as informações mais recentes sobre transações. Não há necessidade de manter um registro em andamento, mas se eles realmente quiserem se manter atualizados, podem configurar suas contas para alertá-los sempre que uma nova transação ocorrer. Para as empresas, o software de contabilidade e contabilidade facilita a manutenção de uma visão geral constante de todas as despesas do negócio.
Qual é a diferença entre faturamento e faturamento?
Como os extratos de conta podem incluir uma nota na parte inferior, ela pode ser facilmente confundida com uma fatura ou fatura. Você pode notar que sua fatura de cabo mensal, por exemplo, tem informações sobre as diversas cobranças e também inclui um comprovante de retirada na parte inferior para que você pague o pagamento se não estiver pagando eletronicamente. Isso é uma fatura em vez de um extrato de conta porque não detalha cada transação que encontrou sua conta durante o período da demonstração.
No entanto, a diferença entre faturas e faturas pode ser ainda mais sutil. Os termos são frequentemente usados de forma intercambiável, mas a diferença está na maneira como o destinatário se refere a eles.Uma empresa geralmente solicita uma fatura, que é um documento que evidencia o endividamento de uma pessoa para outra. É raro ver uma pessoa ligando para a fatura do cabo e, quando chega pelo correio, geralmente é rotulada como uma fatura, enquanto uma fatura geralmente chega com um cabeçalho que diz "fatura".
Outra diferença entre os dois é que uma fatura pode ser vista como uma forma de crédito. O cliente tem um certo período de tempo para pagar após o pedido do produto ou serviço ter sido atendido. Um projeto de lei, por outro lado, é devido por um prazo muito rigoroso. Se você receber uma conta após o jantar em um restaurante, esse prazo é imediato. No entanto, sua conta de água pode ser tecnicamente chamada de fatura, já que você pode ter até duas semanas para pagá-la, o que significa que a concessionária está ampliando seu crédito como um cliente recorrente. É aí que a diferença entre os dois pode ser obscura.
Quanto tempo dura um ciclo mensal de extratos?
As declarações de contas seguem um ciclo de faturamento, que depende das preferências do negócio que as emite. Um ciclo de faturamento é definido como o período entre uma declaração e a próxima. Há um começo e um fim claros para cada ciclo de faturamento, com o novo ciclo entrando em vigor assim que o anterior estiver concluído. Se as declarações forem enviadas aos clientes, elas geralmente não estarão em suas mãos no dia em que o ciclo terminar, mas as datas de início e término do ciclo geralmente são impressas.
Os ciclos contábeis tendem a seguir os padrões do setor, portanto, pode ajudar a pesquisar por aí. Seus ciclos de faturamento podem variar de 20 a 45 dias, mas pode ser mais fácil definir seu ciclo de extrato de conta no intervalo de 30 dias. Você também pode optar por seguir um ciclo de faturamento mensal ao enviar suas declarações de conta, o que significa que elas começarão no primeiro dia do mês ou no último dia do mês.
Como lidar com atrasos de pagamento
Infelizmente, haverá ocasionalmente pelo menos um cliente que fica atrasado em fazer pagamentos. Você pode enviar avisos atrasados ou até mesmo atender o telefone e ligar, mas muitas vezes, nesse caso, um extrato de conta pode entrar em jogo. Seu cliente pode querer ver exatamente quais são as cobranças. Você também pode descobrir que foi encaminhado para outro departamento, onde esses profissionais desejam um resumo dos itens que ainda não foram pagos.
Se a conta ainda não for paga durante um longo período de tempo, será necessário transferir a fatura para coleções. Um extrato de conta pode ser usado para detalhar exatamente o que é devido à medida em que é transferido para o serviço de terceiros que tentará coletar. Também será necessário aumentar o interesse pelos pagamentos em atraso, conforme descrito na fatura ou no contrato inicial que você assinou com o cliente. Se você tiver que levar alguém ao tribunal, uma declaração detalhada de todas as transações será essencial.
Declarações Eletrônicas de Conta
Os clientes confiam cada vez mais em comunicações eletrônicas para tudo, incluindo contas e extratos bancários. Você pode enviar sua declaração de conta por e-mail para todos os clientes na data designada, e as chances são de que eles fiquem felizes com isso. No entanto, algumas empresas descobriram que é mais eficaz criar um portal online. Todos os clientes regulares terão a oportunidade de configurar um nome de usuário e senha. Eles podem fazer login sempre que quiserem acessar informações atualizadas da conta, solicitar produtos ou serviços, obter ajuda com um problema e muito mais.
O aspecto negativo mais importante de uma abordagem de portal é que é necessário um esforço extra no final do cliente para configurar um perfil e lembrar de fazer login. Se você organizar as coisas dessa maneira, pode ajudar a garantir que os clientes sejam alertados sempre que um novo item é postado. Se isso não for possível, uma abordagem eletrônica baseada em e-mail para os extratos de conta pode funcionar melhor.
Declarações de segurança da conta
Os bancos percebem que o roubo de identidade é uma preocupação real para seus membros e tomam medidas para manter a informação o mais segura possível. Para empresas, essa mesma cortesia deve se aplicar a qualquer declaração de conta que você envia para seus próprios clientes. Considere a mente de um criminoso e certifique-se de que, se a fatura acabar em mãos erradas, as informações incluídas não serão suficientes para cometer roubo de identidade.
Isso também se aplica a todas as declarações eletrônicas que você emitir. Se você enviar um e-mail aos clientes para que eles saibam que seus demonstrativos estão disponíveis, imagine um terceiro recebendo acesso a esse e-mail. Existe informação suficiente para uma instância de fraude de identidade? Se você precisar reenviar a senha de um cliente, não envie a senha no formulário de e-mail. Em vez disso, envie-lhes um link que eles possam usar para configurar uma nova senha e considere a exigência de informações de identificação para qualquer pessoa que precise de uma redefinição. Você pode pedir que eles saibam o nome do proprietário da conta, o endereço da rua, o nome de solteira da mãe ou algum outro tipo de verificador.
