Em um mundo de negócios perfeito, os funcionários não precisariam de uma folha de "prós e contras" em relação às suas expectativas em relação ao comportamento, hábitos de trabalho e ética. Infelizmente, os livros de direito estão repletos de casos envolvendo trabalhadores que processaram seus empregadores por rescisão injusta, alegando que nunca lhes disseram que era impróprio jogar jogos no computador, vender móveis de escritório ou suprimentos para furtos. Veja como redigir declarações de políticas que garantam que todos participem das mesmas regras.
Itens que você precisará
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Identifique um problema de pessoal que precisa ser resolvido. Isso pode ser um problema que existe (ou seja, violações de código de vestuário, absenteísmo) ou um problema potencial que poderia surgir de uma próxima fusão, downsizing, terceirização ou a introdução de um novo produto ou serviço.
Montar um comitê informal que inclua sua pessoa de RH, um advogado e representantes do grupo que serão diretamente afetados pela nova política.
Explique ao grupo por que você acha que uma nova política é necessária. Para usar o exemplo de um código de vestimenta, pode-se argumentar que os funcionários precisam projetar uma imagem profissional da empresa para atrair e reter clientes. Se os clientes perceberem que os funcionários não dedicaram tempo ou cuidado à sua aparência, podem se perguntar se tal desleixo se estenderá ao manuseio de sua apólice de seguro ou à venda de sua casa.
Solicite feedback do comitê sobre como o problema pode ser resolvido. Por exemplo, pode-se sugerir que funcionários do sexo masculino podem usar camisas abertas, mas devem sempre ter um casaco e gravata disponível para reuniões com os clientes. Outras ideias podem ser designar um dia por semana (por exemplo, "Sexta-feira informal") para um código de vestimenta descontraído ou permitir que funcionários que não têm contato com o cliente definam qual tipo de vestuário melhor acomodaria suas condições de trabalho.
Revise as sugestões e selecione aquelas que são mais viáveis. Volte para a comissão com esta lista e convide a discussão sobre (1) qual deles representa o melhor compromisso e (2) como a política será aplicada.
Descreva sua política. A declaração de abertura deve explicar em linguagem clara e organizada por que a política é importante. A segunda seção deve indicar qual é a nova política, quem ela afeta e em que data ela entrará em vigor. Se houver vários componentes da política (por exemplo, uma lista de vestuário que não será mais aceitável), use marcadores para que eles se destaquem. A terceira parte da política deve explicar como a política será aplicada e as conseqüências para violá-la.
Analise o rascunho de sua declaração de política com sua pessoa de RH e advogado para garantir que todas as bases foram cobertas e que a linguagem é fácil de entender.
Determine como a nova declaração de política será disseminada para os funcionários. O formato mais popular é um memorando de escritório distribuído por canais regulares. Infelizmente, essa abordagem pode deixar você aberto a um funcionário insistindo que ele ou ela nunca o viu ou que foi descartado por acidente. Para lidar com esse cenário, você pode incluir uma linha de assinatura para cada funcionário abaixo da declaração "Confirmo o recebimento e a compreensão desta política". Distribua duas cópias. Peça-lhes para assinar e devolver um deles e manter o segundo em arquivo ou no manual do empregado.
Dicas
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As consequências da violação de uma política da empresa devem ser consistentes com o grau de severidade. Para infrações menores, isso pode ser algo tão simples quanto uma carta de advertência colocada no arquivo de pessoal do trabalhador, um encaixe no pagamento ou a retirada de um privilégio. Para atos mais graves, como abuso de substâncias, roubo ou comprometimento da integridade da empresa, o resultado seria a rescisão e, em alguns casos, a apresentação de acusações criminais.
