Existem regras específicas para que as organizações permaneçam em conformidade ao realizar seus serviços bancários. Parte desse requisito decorre da conformidade natural dos negócios com uma organização sem fins lucrativos que é um negócio. A outra parte deriva da natureza transitória da liderança das organizações sem fins lucrativos. Com um fluxo constante de líderes em uma organização, um banco precisa garantir que as pessoas corretas estejam obtendo acesso à conta e assinando cheques contra ela.
Organizações sem fins lucrativos
Organizações sem fins lucrativos são entidades de negócios que têm status de isenção de impostos por meio do Código de Imposto do IRS 501 (c) (3). Enquanto eles ainda são obrigados a apresentar impostos e devem demonstrar seus objetivos filantrópicos, eles não estão sujeitos ao imposto de renda federal ou estadual sobre o dinheiro arrecadado. Organizações sem fins lucrativos geralmente arrecadam dinheiro e têm despesas associadas à administração das organizações e, portanto, precisam ter uma conta bancária viável para as organizações.
Número de Identificação Fiscal
A primeira coisa que uma organização sem fins lucrativos precisará para abrir uma conta bancária é ser incorporada como uma organização sem fins lucrativos no estado em que atua e obter um número de identificação fiscal. Este é o número que o banco usa para a conta bancária ao abri-lo e envia avisos de acumulação de juros para o IRS com base nesse número. Uma organização sem fins lucrativos não pode abrir uma conta como "fazendo negócios como" em um número de seguridade social de alguém.
Estatuto
O banco exigirá uma cópia dos estatutos a serem mantidos em arquivo para a conta de qualquer organização sem fins lucrativos. Os estatutos definem o objetivo da organização, quais são suas autoridades bancárias e de investimento e as informações de contato de quem criou a organização e quem a administra. Geralmente, o banco exige que o presidente, vice-presidente, tesoureiro e secretário sejam signatários da conta.
Minutos da Organização
Muitas organizações sem fins lucrativos têm um conselho de administração que muda frequentemente. Freqüentemente, há uma rotação anual com novos membros assumindo papéis de liderança, conforme exigido pelos estatutos. Isto é verdade para organizações escolares, esportes comunitários ou clubes. À medida que os líderes da organização mudam, o banco precisa ter novos signatários para a conta. Para completar, os antigos assinantes devem se reunir com os novos membros do conselho no banco com uma cópia das atas que votam os novos membros no escritório. O banco manterá uma cópia da ata e exigirá assinaturas e informações de contato dos novos líderes.
Números de segurança social do signatário
Embora a organização sem fins lucrativos mantenha seu próprio número de identificação fiscal e sobreviva como sua própria entidade, o banco exigirá que os signatários da conta forneçam seu próprio número de seguridade social pessoal para que seja mantido registrado na conta. A razão é que aqueles que administram organizações sem fins lucrativos não têm permissão para juntar fundos com a conta da organização. Além disso, os membros do conselho administrativo podem ser pessoalmente responsáveis por débitos e honorários em circunstâncias nas quais a má administração de fundos é comprovada. O banco manterá esses registros em arquivo no caso de uma auditoria ter ocorrido.
