Se você planeja trabalhar como secretário ou assistente administrativo, precisa ter certeza de que possui as habilidades certas. O papel do secretário e do assistente administrativo mudou rapidamente nos últimos anos, e as habilidades que esses indivíduos precisam também evoluíram. Entender quais habilidades e habilidades são mais importantes pode tornar sua busca de trabalho mais fácil e mais bem-sucedida.
Habilidades de computador
A maior parte do trabalho de secretariado é agora feito em computadores, por isso os secretários devem ter conhecimentos sólidos de informática. Essas habilidades incluem a capacidade de usar os principais pacotes de software de escritório, como o Microsoft Office. Os possíveis secretários devem se familiarizar com várias versões diferentes do Microsoft Office, já que nem todas as empresas usam a versão mais recente.
Boas habilidades de comunicação
Os secretários precisam ter habilidades de comunicação sólidas, tanto escritas como verbais. Secretários são freqüentemente chamados a se comunicar em nome de seus chefes, e eles precisam ser capazes de se apresentar, e seus empregadores, da melhor maneira possível. Os secretários são freqüentemente solicitados a compor cartas com instruções mínimas de seus chefes. Isso significa que eles devem ter um excelente domínio da língua inglesa e uma firme compreensão da etiqueta comercial e dos formatos adequados de comunicação comercial. A necessidade de comunicação excelente se estende a todas as áreas, desde comunicações relativamente informais, como email e mensagens instantâneas, até propostas comerciais e cartas formais.
Habilidades de Digitação e Administrativas
Os secretários precisam ter habilidades de datilografia muito fortes, já que uma boa parte do dia deles é gasta digitando cartas, memorandos, e-mails e outras comunicações escritas. Muitos empregadores exigem que os candidatos a secretariado façam um teste de digitação, então esteja preparado e pratique suas habilidades de digitação antes da entrevista. Muitos secretários também desempenham funções administrativas, como contabilidade básica e folha de pagamento. Habilidades matemáticas fortes são importantes nas profissões de secretariado, então aperfeiçoar essas habilidades é muito importante.
Habilidades das Pessoas
Habilidades interpessoais fortes são essenciais para qualquer secretário ou assistente administrativo. Esses indivíduos trabalham rotineiramente com vários departamentos diferentes e precisam ser capazes de conviver com todos na organização para realizar seu trabalho com eficiência. Os secretários também trabalham com pessoas de fora da organização, muitas vezes servindo de substitutos para seus chefes. Uma atitude amigável e a capacidade de conviver com os outros é essencial para este trabalho.
