Um único negócio pode ter vários cargos para manter as operações funcionando sem problemas e manter os funcionários felizes. Dois desses cargos são secretários e gerentes de escritório e diferem muito em responsabilidades, escopo, educação e salário. Enquanto um gerente de escritório trabalha de perto com as operações internas, os secretários servem tanto aos gerentes quanto à empresa, especialmente se o secretário assume as funções de recepcionista geral.
Descrição do trabalho do secretário
Os secretários desempenham duas funções essenciais, fornecendo suporte a gerentes de escritório ou executivos e realizando tarefas básicas de recepcionista. Eles atendem telefones, agendam reuniões e compromissos e escrevem relatórios ou documentos em nome de gerentes e executivos, processam correspondências de entrada e saída e atualizam documentos de software quando necessário. Os deveres reais podem mudar dependendo da posição em questão, pois os secretários jurídicos podem lidar com consultas de clientes legais e atualizar as pastas dos pacientes em um ambiente médico.
Descrição do trabalho do Office Manager
Um gerente de escritório é responsável por supervisionar e orientar os funcionários no ambiente do escritório. Os gerentes de escritório conhecem as metas do negócio e do departamento em questão, portanto, devem garantir que todo o trabalho realizado pelos funcionários atenda às diretrizes, metas e padrões de negócios. Alguns gerentes delegam tarefas, atribuições e projetos a funcionários que trabalham em um departamento específico. Os gerentes de escritório também devem aderir aos orçamentos definidos pelo departamento de contabilidade e cumprir os prazos programados.
Requerimentos educacionais
Uma secretária geralmente tem um diploma do ensino médio. Treinamento adicional no trabalho é fornecido, de modo que a secretária aprenda as operações internas da empresa e consiga usar o sistema do computador durante o período de treinamento. Secretários médicos e legais podem exigir certificação adicional da Associação Nacional de Secretários Jurídicos ou da Associação Internacional de Profissionais Administrativos. Os gerentes de escritório geralmente têm treinamento pós-secundário em gerenciamento de escritório ou serviços administrativos ou suporte. O ensino pós-secundário pode incluir um diploma de bacharel ou um grau de associado.
Diferenças salariais
Como os gerentes de escritório têm uma formação educacional extensa e gerenciam outros funcionários em um escritório, eles recebem um salário mais alto do que os secretários, de acordo com as informações salariais publicadas pelo Bureau de Estatísticas do Trabalho dos EUA. A partir de 2008, gerentes de escritório e supervisores de funcionários ganharam cerca de US $ 45.790 por ano, enquanto os secretários ganharam uma média de US $ 25.240 em 2010. Os secretários mais bem pagos ganham US $ 36.910 por ano, ainda bem abaixo da média dos gerentes de escritório.
