Muitas pessoas pensam que uma recepcionista e uma secretária têm o mesmo emprego, as mesmas responsabilidades e os dois cargos são intercambiáveis. A razão pela qual as pessoas sustentam essa suposição é que tanto as secretárias quanto as recepcionistas costumam atender telefones e executar tarefas administrativas. Os dois trabalhos são completamente diferentes porque uma secretária e uma recepcionista têm papéis e requisitos diferentes.
secretário
As funções de um secretário variam de acordo com o tipo de secretário e o tamanho da organização. Tendências de negócios mudaram com os avanços tecnológicos. No passado, cada gerente tinha sua própria secretária. Por causa do email e do correio de voz automatizado, uma secretária pode trabalhar para vários gerentes. Em uma pequena empresa, pode haver uma secretária para todos os gerentes. Ela lida com todas as correspondências, agenda compromissos, pede suprimentos e atende o telefone. Se a secretária trabalha apenas para um ou dois gerentes, ela recebe frequentemente tarefas adicionais semelhantes às de um administrador. Por exemplo, uma secretária de recursos humanos poderia verificar as referências. Um secretário geralmente deve ter pelo menos um diploma do ensino médio, e muitos escritórios preferem contratar aqueles que têm um grau de artes liberais, treinamento em secretariado ou um grau ou certificação de uma escola de apoio administrativo. Uma secretária também deve ter uma rápida velocidade de digitação, conhecimento de computadores e habilidades de comunicação e pessoas, relatórios da Universidade Estadual.
Recepcionistas
Uma recepcionista é quem você vê primeiro quando entra na porta de um negócio. A recepcionista recebe os visitantes, atende o telefone, escreve cartas e documentos e mantém a área da recepção limpa durante o dia de trabalho. Uma recepcionista também pode contratar visitantes dentro e fora de uma empresa, ordenar correspondências, manter um registro de presença de funcionários e revisar cartas, relatórios e e-mails. Um diploma do ensino médio é geralmente preferido. Mas, se você é inteligente e tem um comportamento amigável e aparência, os empregadores muitas vezes valorizam essas qualidades em relação à educação formal. Algumas empresas oferecem treinamento on-the-job para recepcionistas, de acordo com a Universidade Estadual.
Diferenças na responsabilidade pelo trabalho
Parte das responsabilidades de uma recepcionista é saudar os visitantes da empresa; uma secretária geralmente não é responsável por saudar os visitantes. Uma secretária pode receber os visitantes, mas somente se eles estiverem visitando um dos gerentes específicos para os quais a secretária trabalha. O secretário trabalha especificamente para um ou mais gerentes. A recepcionista representa toda a empresa e não trabalha especificamente com ninguém. Uma secretária pode ter responsabilidades adicionais, como agendamento de consultas, pedidos de suprimentos, preparação de viagens e manuseio de pequenos valores. Ele também pode ter responsabilidades adicionais, dependendo de seu tipo, como jurídico, financeiro ou de marketing. As responsabilidades de uma recepcionista são gerais - cumprimentar, atender telefones, organizar correspondências e outras pequenas responsabilidades, conforme determinado pela empresa, de acordo com a Universidade Estadual.
Outras diferenças
A mesa da recepcionista está frequentemente localizada na área mais visível da empresa. Ela é a primeira pessoa que você vê quando entra na empresa. O escritório ou a área da secretária geralmente está localizada perto dos gerentes para quem ela trabalha. Além disso, um secretário geralmente é obrigado a ter pelo menos um diploma do ensino médio e até mesmo uma certificação ou diploma universitário. Para uma recepcionista, um diploma do ensino médio é o preferido, mas nem sempre é necessário. A partir de 2009, o salário médio anual para recepcionistas e funcionários de informações foi de US $ 26.010, o salário médio anual para secretários de nível inferior foi de US $ 31.060 eo salário médio anual para secretários executivos e assistentes administrativos foi de US $ 44.010, de acordo com o Bureau of Labor Statistics.
