A pessoa que recebe os clientes quando eles entram em um escritório apresenta uma imagem da empresa. Uma recepcionista desorganizada e indiferente apresenta a empresa como não profissional e indiferente. Enquanto isso, ser saudada calorosamente por um atencioso membro da equipe faz com que uma cliente se sinta valorizada e possa levá-la a cultivar um relacionamento mais longo com a empresa. Lembre-se também que, em certos tipos de consultórios, como consultórios de médicos ou terapeutas, e antes de reuniões importantes, como entrevistas, os visitantes podem se sentir nervosos. Uma saudação amigável pode ajudar a colocá-los à vontade.
Posicione sua mesa de frente para a entrada, para ver os clientes quando eles entram. Certifique-se de que o escritório esteja arrumado no início de cada dia e mantenha-o organizado durante todo o dia. Entregar pacotes prontamente ou colocá-los fora da vista. Mantenha documentos devidamente arquivados e sua agenda acessível. Tenha os programas de computador apropriados em execução para que você possa procurar facilmente as informações de um cliente.
Sorria e dê as boas-vindas ao cliente, transmitindo calor e entusiasmo genuínos. Use uma saudação que indica que você estava esperando por ele, se esse for o caso, mas apenas se você souber que esse é o cliente que você esperava. Se você está esperando um cliente em seu escritório de advocacia às 9 da manhã, e um homem vestido para uma reunião de negócios entra, você pode sorrir e dizer: "Oi, você é John? É muito bom conhecê-lo". Nunca informe o nome completo do cliente - trate essas informações como confidenciais. Use uma saudação mais geral se você não conhecer o cliente, como "Bom dia, seja bem-vindo à XYZ Firm. Como posso ajudá-lo hoje?"
Fornecer assistência ao cliente, agendando uma consulta, dando-lhe a documentação que ela deve preencher ou informando a pessoa apropriada de que ela chegou. Deixe o cliente saber quanto tempo ela pode precisar esperar. Pergunte se ela tem alguma pergunta e responda com o melhor de sua capacidade. Se você deve verificar a resposta, assegure-lhe que você irá.
Incentive o cliente a relaxar enquanto espera. Oferecer refrescos ao cliente, como água, café ou chá, se disponível. Se o cliente recusar a oferta, diga-lhe para avisá-lo se ele mudar de ideia. Continue sorrindo e fazendo contato visual quando falar com o cliente, transmitindo calor e entusiasmo.
Peça educadamente ao cliente que aguarde um momento se precisar atender o telefone. Atenda o telefone com uma saudação como: "Bom dia, esta é a Terri da XYZ Firm. Você aguenta por um momento?" Agradeça ao interlocutor por segurar e assegure-lhe que você estará bem com ela. Em seguida, atenda ao cliente no escritório.
Siga o protocolo do seu escritório para apresentar clientes à equipe. Convocar o funcionário assim que o cliente chegar, se você souber que o funcionário não está se encontrando com outro visitante. Caso contrário, convoque o membro da equipe apropriado por telefone quando a consulta do cliente estiver programada para começar.
Acompanhar o cliente até o escritório do funcionário, se este for o procedimento aceito em seu escritório, e o funcionário indicar que deseja iniciar a reunião. Como alternativa, convoque o funcionário para a área de espera para atender o cliente. Apresente o cliente e o membro da equipe se eles ainda não se encontraram, usando sobrenomes ou nomes próprios, dependendo do que sua empresa preferir.
