Para muitas pessoas, lembrar um grande número de números de telefone é uma tarefa impossível. Quando alguém liga para seu escritório, você precisa ter o número certo disponível agora, e a melhor maneira de fazer isso é manter um diretório telefônico do escritório. Embora os grandes escritórios possam ter sistemas telefônicos complexos com diretórios eletrônicos, a maioria dos escritórios não precisa de nada tão elaborado. Com muito pouco esforço, você pode criar um diretório de escritório simples para colocar todas as informações necessárias na ponta dos dedos.
Itens que você precisará
-
Computador
-
Software de planilhas ou conta do Google Docs
Crie uma nova planilha e nomeie-a como "Diretório do Office". O uso de uma planilha eletrônica é uma maneira fácil de configurar uma lista telefônica para um escritório que não seja grande o suficiente para ter um sistema central de listas telefônicas.
Adicione três cabeçalhos de coluna à sua planilha: Nome, Office # e Telephone. Se você quiser, adicione mais colunas à planilha e poderá acompanhar facilmente, por exemplo, endereços de e-mail e números de fax.
Envie o diretório (ou o link para ele, se você estiver usando uma planilha on-line) para seus colegas de trabalho e peça que eles preencham suas próprias informações corretas e as enviem de volta para você. Pode haver um assistente administrativo de escritório com algumas dessas informações que você pode pedir para preencher as informações para você imediatamente.
Agrupe os resultados em uma única planilha com todas as alterações nela. Agora você tem um diretório telefônico funcional para o seu escritório.
Imprima o catálogo telefônico ou envie-o por email para o restante do escritório para uso geral. Veja as Dicas abaixo para uma maneira fácil de distribuir o diretório do telefone com menos problemas.
Dicas
-
Como os números de telefone do escritório mudam com relativa frequência, o uso de uma planilha on-line como o Google Docs pode economizar tempo e esforço. Compartilhe a planilha da lista telefônica com todos em seu escritório e permita que eles façam alterações conforme necessário, e, como o diretório está on-line, você não precisará se preocupar em enviar novas cópias por e-mail quando o diretório for atualizado.
