A comunicação inicial entre um cliente em potencial e um escritório de advocacia é geralmente por telefone, tratada por uma recepcionista. Como resultado, é importante que a recepcionista da empresa seja profissional e cortês em todos os momentos. Manter o profissionalismo às vezes pode ser um desafio, especialmente para recepcionistas que atendem diariamente a um grande volume de chamadas. Mas há certos princípios que você deve sempre seguir ao atender chamadas em um escritório de advocacia.
Ingestão inicial de chamadas
Atenda a cada chamada anunciando o nome do escritório de advocacia, identificando-se pelo nome e perguntando como você pode ajudar o chamador. Por exemplo, "Bom dia, este é o escritório de advocacia de X e Y, Jane falando, com quem estou falando?" Depois de identificar o chamador pelo nome, pergunte "Como posso ajudá-lo hoje Ms. Z" e consulte o chamador pelo nome durante o restante da conversa. Fazer anotações durante cada ligação pode ser útil, especialmente no que diz respeito aos nomes. Mantenha um tom positivo durante a conversa, seja paciente e nunca perca a paciência. Evite o uso de jargão, gíria ou não palavras como "uh huh" e "hum".
Identificando as necessidades do chamador
É muito importante ouvir atentamente o interlocutor e identificar as suas necessidades e fornecer-lhe as informações solicitadas de uma forma clara e concisa. Cada chamador está buscando ajuda para obter informações necessárias ou encontrar a pessoa certa com quem falar.
Encaminhar o chamador para a pessoa apropriada na empresa
Se o chamador estiver solicitando informações melhor fornecidas por um advogado, informe ao chamador que ele precisa falar com outra pessoa e peça a ele para realizar a transferência. Entre em contato com o advogado para o qual você pretende transferir a ligação, anuncie o chamador pelo nome, divulgue a finalidade da ligação e transfira a ligação se o advogado estiver disponível. Nenhum chamador deve ser deixado em espera por mais de 45 segundos. Depois de 45 segundos, pergunte ao interlocutor se ela quer continuar, gostaria de ser chamado de volta quando um advogado estiver disponível ou se preferir ligar mais tarde.
Terminar chamada
Antes de encerrar cada ligação, pergunte se você pode obter mais ajuda antes de encerrar a ligação. Agradeça ao interlocutor por considerar o escritório de advocacia. Raramente é possível para um recepcionista legal convencer um potencial cliente a contratar um escritório de advocacia, mas é muito fácil para um recepcionista perder um cliente para um escritório de advocacia por ser pouco profissional, rude ou descortês.
