Normalmente usados no setor público, os documentos informativos são documentos curtos que incluem resumos de uma questão específica e o curso de ação sugerido para acompanhá-la. Em um ambiente de negócios, um documento informativo pode ser usado por um assistente executivo para informar o CEO sobre um assunto que será discutido na próxima reunião do conselho, por exemplo. Nesse caso, o CEO pode querer conhecer o contexto e o contexto da questão e os próximos passos para poder discutir as especificidades com os membros da diretoria. Se você deseja escrever um documento informativo para alguém em sua empresa, certifique-se de mantê-lo preciso e sucinto.
Formato de um Briefing Paper
Como o nome sugere, os documentos informativos devem ser curtos. Geralmente, você precisa manter seu artigo em duas páginas para facilitar a leitura e a absorção. O objetivo de um documento informativo é informar o destinatário sobre um assunto complexo, fornecer o contexto em alto nível e incluir recomendações sobre o que fazer a seguir. Isso o ajuda a estar ciente dos pontos altos, a fim de tomar as decisões necessárias ou concluir quaisquer tarefas relacionadas. Os documentos de resumo são escritos em linguagem clara e clara e geralmente incluem pontos em vez de parágrafos densos para facilitar a leitura.
O começo do documento de instrução
Inclua o nome de quem você está escrevendo o documento informativo, a data atual e o assunto da nota informativa no topo. Muitas notas informativas começam com uma seção "Propósito", que é usada para identificar o motivo da nota. Isso ajudará a alertar o leitor sobre por que essa informação é importante para eles.
O objetivo deste documento é informar ao presidente os detalhes relacionados ao incidente policial em nosso escritório de Saint Louis em 3 de setembro. Como o incidente se tornou notícia nacional, o presidente pode receber perguntas de membros da mídia.
Como alternativa, algumas notas informativas começam com uma seção "Problemas", na qual você pode incluir todos os problemas que precisam ser resolvidos.
O corpo principal do documento informativo
O corpo do documento informativo deve incluir uma seção sobre “Considerações-chave”, que é onde você pode anotar o contexto ou o histórico da questão e qualquer informação relevante que o leitor deva conhecer.
Coisas a considerar: O perpetrador não é, e nunca foi, um funcionário dessa empresa. Ele agiu sozinho, sem ajuda de ninguém em nossas instalações. Enquanto os funcionários abriram as portas seguras, eles o fizeram sob coação e de acordo com os procedimentos de segurança. Três funcionários serão condecorados pelo departamento de polícia de Saint Louis por sua bravura em ajudar a subjugar o perpetrador.
Em seguida, delineie o curso de ação sugerido na seção “Próximas etapas”. Aqui, você pode incluir possíveis resultados e cenários com base nas soluções disponíveis.
Ajuda para dar uma resposta
Alguns documentos informativos também incluem “Notas de conversação”. É aqui que você pode incluir pontos específicos que o leitor deve abordar se estiver discursando ou realizando uma reunião relacionada ao assunto em questão. Em vez de escrever um discurso que devem ser lidos, é melhor incluir pequenos pontos com os tópicos que devem mencionar. Isso os ajudará a explicar o assunto com suas próprias palavras.
No final do seu documento de resumo, inclua suas informações de contato para que o leitor possa entrar em contato com você facilmente caso tenha alguma dúvida.
