As atividades de coleta formam uma necessidade desagradável por trás dos bastidores quando alguém deve dinheiro a você ou à sua empresa e parece não estar disposto a pagar. Em vez de se envolver em um jogo demorado e infrutífero de etiqueta de telefone com uma pessoa que tem todos os motivos para evitar suas chamadas, escreva uma carta completa e eficiente como um lembrete tangível da dívida. Mensagens de e-mail podem levar menos tempo e preparação do que tinta no papel, mas o fato de você se esforçar para se comunicar pelo correio ressalta sua sincera e séria intenção de garantir o pagamento.
Itens que você precisará
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Papel timbrado
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Cópia da fatura
Crie sua carta no papel timbrado oficial da empresa ou organização para a qual o remetente atrasado deve o pagamento. Se não houver tal papel timbrado, abra a carta com o nome ou endereço da sua organização. Siga essa informação com o nome completo e endereço da pessoa ou entidade que lhe deve pagamento. Liste o número da conta do beneficiário e o número da fatura ou transação antes da saudação que identifica o destinatário.
Use uma saudação pessoal formal. Enderece o destinatário como "Caro Ms. Jones" ou "Caro Sr. Smith". Comece com "A quem possa interessar" se você não tiver informações de contato completas para um indivíduo.
Mantenha um tom profissional, cordial e otimista, mesmo que você sinta um profundo sentimento de frustração. Concentre sua prosa na ideia de que o recebedor negligenciou sua fatura e simplesmente precisa de um lembrete para fazer a devida remessa.
Indique o montante e a natureza da dívida, incluindo detalhes completos da compra ou serviço pelo qual paga. Inclua as datas de transação e entrega, bem como qualquer outra informação de identificação.
Soletre o que você espera do remetente, incluindo o quanto você espera o pagamento. Esclareça quaisquer penalidades, incluindo juros ou cobranças atrasadas que já tenham sido aplicadas ou aplicadas.
Forneça suas informações de contato para que o remetente possa entrar em contato com você para esclarecer a situação ou solicitar uma extensão de pagamento. Indique o seu número de telefone e endereço de e-mail, mesmo que eles apareçam no próprio papel timbrado. Encerre com seus agradecimentos pela atenção imediata do remetente e uma reafirmação do valor que você atribui ao seu relacionamento profissional ou comercial.
Dicas
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O velho ditado de que "você vai pegar mais moscas com mel do que com vinagre" aplica-se abundantemente aos lembretes de pagamento. A menos que esta carta represente uma demanda final, deixe espaço para a perspectiva de que a fatura tenha se desviado ou que o remetente tenha experimentado alguma desventura que interferiu em sua atenção aos detalhes de pagamento.
Coloque uma cópia da fatura ou declaração relevante. Se você incluir um envelope endereçado ao remetente para remessa, mencione-o em sua carta.
Aviso
Se a sua carta descreve ações específicas que você pretende tomar como parte de um esforço de cobrança, incluindo processos judiciais de pequenas causas ou outras medidas, esteja preparado para seguir com as medidas que você delinear.
