Lembretes são úteis ao entrar em contato com clientes que podem ter esquecido de pagar uma conta, bem como entrar em contato com pessoas para lembrá-los sobre um compromisso ou evento. Para os clientes que usam e-mails com frequência, você pode enviar um lembrete por e-mail, que é uma maneira muito conveniente de acessá-los rapidamente. As cartas on-line exigem atenção detalhada a cada palavra para garantir que sua carta não soe agressiva ou grosseira, e a gramática correta é uma obrigação.
Verifique a precisão das informações que você deseja lembrar a pessoa. Enviar um lembrete de coleta com informações imprecisas confundirá e possivelmente enfurecerá um cliente. Lembretes de compromissos e eventos também devem incluir informações precisas para garantir que os indivíduos farão esse compromisso ou participarão desse evento quando forem solicitados.
Reconheça a possibilidade de que suas informações estejam incorretas ou o cliente já tenha enviado o pagamento. Uma declaração mostrando que você só pode ver seus próprios registros e que não tem outras informações a que possa se referir pode ajudar a pessoa que lê a carta a entender seu objetivo a partir de sua perspectiva. Reconhecer se a parte enviou recentemente um pagamento e este pagamento não está refletido na carta irá conter uma resposta irada do destinatário da carta de advertência.
Seja cortês e trate o cliente como você gostaria de ser tratado, se você receber uma carta de lembrete. Oversights, erros de cálculo e circunstâncias atenuantes acontecem na vida de todos. Comentários excessivamente grosseiros ou desrespeitosos em uma carta de lembrete financeiro não ajudarão a obter o dinheiro da pessoa para quem você está enviando a carta. Em vez disso, mantenha a letra precisa e discuta apenas as especificidades da conta de uma maneira cortês - evitando observações rudes ou prejudiciais.
Inclua informações de cobrança original ao enviar uma carta de lembrete solicitando pagamento. Muitos clientes solicitarão para ver o faturamento original se esquecerem para que essa conta é. Para economizar tempo, inclua o faturamento original na carta de lembrete para o cliente. As informações de cobrança originais podem ser um link para a conta do cliente on-line quando você envia uma carta de lembrete por e-mail.
Solicite uma resposta. Solicitar uma resposta do cliente pode incluir a solicitação de uma remessa de pagamento, uma chamada telefônica de retorno, uma resposta por e-mail ou o preenchimento das informações de contato corretas e o retorno a você. Ao solicitar uma resposta do cliente, de maneira cortês, você está mais apto a abrir o cliente para discutir a conta e obter um pagamento do cliente.
Forneça informações de contato para entrar em contato com você. Certifique-se de que você tenha todas as suas informações de contato no e-mail de lembrete. Um endereço físico ou endereço de correspondência pode não ser suficiente; inclua e-mail, site, números de telefone e fax para fornecer ao cliente tantas maneiras de entrar em contato com você quanto possível.
