As pessoas levam vidas ocupadas e nem sempre se lembram de quando precisam fazer alguma coisa. Enviar lembretes sobre um prazo pode ser simplesmente uma cortesia profissional ou pode fazer parte do seu sistema de contas. O tom dessas letras depende do motivo pelo qual você está enviando um lembrete. Por exemplo, você usará um tom de apoio se estiver lembrando os pais ocupados sobre o prazo para se inscrever no acampamento de verão. Uma carta comercial ameaçando ação legal se uma conta não for paga requer uma abordagem diferente. Cartas de aviso efetivas são enviadas bem antes do prazo final para dar ao destinatário tempo para agir.
Escreva a carta com um tom de conversa, se a carta é um lembrete amigável. Para uma carta amigável, use o primeiro parágrafo para começar a carta de maneira leve, como fazer uma observação sobre como a primavera está chegando rapidamente ao fim, e isso significa que o prazo para se inscrever para o acampamento de verão está se aproximando rapidamente. Para uma carta comercial severa, vá direto ao ponto, indicando por que você está escrevendo e por que o destinatário deve responder à carta.
Inicie o segundo parágrafo declarando claramente o prazo. Forneça informações claras e específicas sobre o prazo, como quarta-feira, 7 de dezembro, às 17h. ET. A hora é opcional, mas é útil em certos casos.
Forneça instruções claras sobre como cumprir o prazo. Possibilidades, incluindo o envio de um pagamento para que seja recebido antes ou no prazo final ou a inscrição on-line para uma função antes do prazo final. Liste outras informações relevantes, como o valor do pagamento devido, ou outras informações necessárias para concluir a tarefa.
Diga ao destinatário as consequências da falta do prazo. Por exemplo, ressalte que as pessoas que se registrarem após o prazo pagarão uma taxa mais alta ou que não há provisões para o registro tardio.
Termine com um encerramento de cortesia, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente, seu".
