Se você planeja iniciar um negócio, precisará pensar um pouco no estabelecimento de um escritório para planejar e gerenciar esse negócio. De computadores a copiadoras, os escritórios modernos exigem vários tipos diferentes de equipamentos, móveis e suprimentos para funcionar de maneira eficiente. O equipamento de escritório se enquadra em algumas categorias, com base em sua função no escritório.
O que é o equipamento de escritório?
O termo “equipamento de escritório” inclui qualquer ativo de longo prazo usado para realizar tarefas administrativas ou relacionadas ao escritório. Então, a categoria é muito ampla. Na verdade, muitas vezes é mais fácil para fins contábeis e fiscais considerar o que é excluído do equipamento de escritório. Notavelmente, material de escritório e mobiliário de escritório são normalmente categorizados e rastreados separadamente do equipamento de escritório. Os materiais de escritório incluem materiais que você normalmente espera consumir e substituir mais regularmente. Exemplos incluem itens como papel timbrado e outros artigos de papelaria, cartões de visita e similares. Mesas, cadeiras de mesa, assentos para hóspedes ou clientes, mesas e outros móveis estão incluídos na categoria de móveis de escritório.
Equipamento Informático
Escritórios modernos investem substancialmente em equipamentos de informática porque ficar conectado tanto internamente quanto para o mundo é geralmente uma necessidade de missão crítica. A maioria dos escritórios precisará de vários computadores de mesa e laptops, além de impressoras para criar cópias impressas de cartas, contratos e outros documentos. Os escritórios também podem precisar transformar cópias impressas de documentos em arquivos digitais. Scanners e cabos para conectar o dispositivo a um computador são necessários para tais tarefas. Câmeras digitais, projetores para apresentações e impressoras de imagem também podem ser necessárias.
Equipamentos de comunicação
Os escritórios de negócios dependem muito de sua capacidade de se comunicar com outros departamentos ou locais no mesmo negócio, além de outros negócios, clientes e fornecedores. Os telefones também ajudam a conectar funcionários de escritório uns aos outros internamente, o que ajuda a aumentar a produtividade diminuindo o tempo de caminhada para retransmitir mensagens rápidas. As comunicações entre escritórios também ajudam a promover uma imagem mais profissional para os visitantes do escritório.
Embora os aparelhos de fax sejam menos utilizados nos escritórios comerciais do que no passado, algumas empresas ainda precisam de seu uso para a transmissão de documentos impressos que não podem ser digitalizados. Isso é mais comumente encontrado em escritórios que lidam com registros em papel seguros, confidenciais ou confidenciais, como escritórios de advocacia e consultórios médicos.
Se um escritório requer uma quantidade substancial de preparação de documentos, especialmente correspondência, pode ser prudente investir em equipamentos de ditado para facilitar aos auxiliares administrativos processar e criar cópias impressas de cartas e outros documentos ditados. Outros equipamentos de comunicação que um escritório de negócios pode precisar incluem telefones sem fio, secretárias eletrônicas, fones de ouvido Bluetooth, dispositivos celulares ou smartphones, gravadores de fita, gravação de vídeo e equipamento de exibição e televisões ou monitores.
Equipamento Geral de Escritório
Outros equipamentos também podem ser exigidos pelos escritórios. Armários de arquivos são importantes para a manutenção de cópias de documentos que devem ser mantidos no local, seja por segurança ou fácil referência. Pela mesma razão, um cofre à prova de fogo pode proteger objetos de valor e documentos originais sensíveis.
Alguns equipamentos são tão onipresentes que quase todos os escritórios precisam deles e fazem uso regular deles. Por exemplo, a copiadora ajuda os escritórios a criar duplicatas necessárias de documentos que a empresa deve criar para parceiros e clientes, como correspondência e contratos ou contratos. Destruidores de papel também são necessários para descartar adequadamente informações confidenciais, proprietárias ou confidenciais de maneira segura.
Os escritórios também podem precisar de outros equipamentos gerais, como medidores de postagem para processar correspondência de saída, um criador de rótulos para necessidades de armazenamento e lousas para sessões de planejamento e estratégia.
