O arquivamento é um sistema antigo que facilita a localização de documentos. Esses documentos podem incluir cartas, memorandos, registros financeiros, relatórios e outras formas de correspondência. Para obter um sistema de arquivamento coerente e eficiente, você deve empregar procedimentos adequados. Mesmo na era eletrônica de hoje, empresas e escritórios domésticos ainda precisam manter arquivos em papel.
Categorias
Agrupe seus arquivos em categorias. A categoria principal será o cabeçalho principal, representando todos os outros arquivos que serão colocados abaixo dele (subcategorias). Dependendo do escopo da categoria, ele pode abranger toda a gaveta do arquivo. Por exemplo:
Categoria: Registros de folha de pagamento 2014 Subcategorias: Folha de pagamento janeiro de 2014 Folha de pagamento fevereiro de 2014 Folha de pagamento março 2014
Continue suas subcategorias até o final do ano. Se a sua categoria preencher uma gaveta inteira, faça uma etiqueta e coloque-a no exterior da gaveta; rotule suas subcategorias e coloque-as dentro da gaveta. Use pastas suspensas para suas categorias quando você tiver várias categorias para uma gaveta e coloque as pastas de arquivo de subcategorias rotuladas dentro delas.
Regras de Arquivamento
As duas regras básicas de arquivamento são alfabéticas e arquivamento de data. Ao realizar o arquivamento alfabético, arquive de acordo com a letra do alfabeto. Para arquivar data, arquive seus arquivos mais recentes no topo. Existem várias regras aplicáveis ao arquivamento alfabético.
Ao arquivar pelo nome, arquivar pela primeira letra (ou seja, a Langston Construction, a Parkinson Carwash, a Rivers & Associates, a Thomson & Company).
Quando o primeiro nome é idêntico, arquivar pela segunda letra (ou seja, Ace, Adele, Angie, agosto).
Arquivo pelo sobrenome (por exemplo, Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Arquivo por inicial quando sobrenomes são idênticos (ou seja, Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Use a primeira letra do prefixo quando o sobrenome contiver um prefixo (ou seja, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Arquivo pelo primeiro sobrenome quando há dois (ou seja, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Arquivo Mac, Mc, M 'arquivos como Mac; arquivo St e Saint como Saint (ou seja, MacIntyre, McKnight, M'Clever; ou Saint Paul, St. Mary's).
Manutenção de arquivos
Uma vez que o seu sistema de arquivamento está bem no lugar, você deve mantê-lo. Ter uma bandeja designada para todos os documentos a serem arquivados; não os mantenha por aí. Não empacote as pastas ou gavetas com arquivos; isso dificulta extraí-los. Tente fazer algum depósito pelo menos uma vez por dia. Se você administra uma pequena empresa, faça isso uma vez por semana. Se você tiver arquivos que estão desgastados de uso, crie novos arquivos para eles. Coloque papel indesejado na lixeira ou triturador. Se seus arquivos são confidenciais, lembre-se sempre de travar as gavetas.
