A eficiência é fundamental em praticamente qualquer ambiente de escritório ou empresa. Ser organizado é uma habilidade que beneficiará qualquer ambiente de escritório. Uma coisa que você pode querer melhorar, mesmo se achar que está organizada, são os procedimentos de arquivamento e manutenção de documentos. Você pode passar horas pesquisando documentos importantes se não houver um sistema para gerenciá-los. Ter a capacidade de obter documentos necessários quando você está sob pressão é vital. Embora alguns locais de trabalho possam ter arquivos físicos reais, a grande maioria do arquivamento de documentos acontece no computador.
Nomeação
Nomeie todos os arquivos e pastas de maneira consistente. Não nomeie alguns deles por data e outros pelo nome do projeto. Certifique-se de que cada arquivo de um projeto em particular tenha algo único no projeto em seu título. Crie uma pasta de projeto principal com um nome facilmente identificável. Divida esta pasta em subpastas com títulos claros que você pode usar para listar os nomes daqueles que trabalham nela ou outras coisas necessárias.
Salvando
Armazene documentos semelhantes juntos. Se você estiver trabalhando em um projeto específico, salve todos os documentos na mesma pasta mestre em seu computador. Isso é mais eficiente e lógico do que armazenar todas as planilhas ou todos os gráficos em vários lugares. Quando você está lutando com detalhes, um clique levará você para o projeto.
Conteúdo
Antes de começar a arquivar documentos, reserve algum tempo para revisar o conteúdo. Não salve todas as informações que são enviadas para você. Isso significará mais tempo procurando por coisas desnecessárias depois. Se o documento for relevante para seu projeto específico, salve-o. Caso contrário, remova-o do seu computador.
Status
Separe documentos que fazem parte do trabalho em andamento de documentos que são para o trabalho concluído e que estão sendo salvos apenas para fins de referência e registros. Utilize o seu sistema de pastas. Salve os documentos atuais em um local de fácil acesso, como a área de trabalho do seu computador. Quando o trabalho estiver concluído, mova-o para a pasta do projeto na qual você armazena o trabalho concluído. Adapte este método para se adequar ao seu negócio.
