O arquivamento de documentos é o armazenamento de documentação que não está mais em uso ativo, mas as organizações precisam manter essa documentação como um tipo de registro histórico. Normalmente, organizações e empresas arquivam documentos, mas os indivíduos também podem arquivar a documentação por vários motivos. Uma série de considerações e métodos associados ao arquivamento de documentos. Em alguns casos, uma organização terá um conjunto de políticas bem definidas para gerenciar a documentação, dentro do qual a organização descreve um procedimento de arquivamento. As organizações podem arquivar diferentes tipos de mídia, incluindo eletrônicos, com relativa facilidade.
Propósito
As organizações arquivam documentos por vários motivos, na maioria dos casos relacionados ao objetivo ou papel geral da organização. Muitas vezes, as organizações arquivam a documentação porque é de importância cultural ou histórica. Alternativamente, um negócio pode ter uma razão legal ou financeira para manter um registro confiável de documentação passada, para o qual o arquivamento é o método de gerenciamento mais eficaz.
Considerações
Qualquer organização com necessidade de arquivamento de documentos deve considerar cuidadosamente seus procedimentos. Decidir qual documentação precisa ser arquivada, tanto em termos de operações passadas quanto em andamento, é naturalmente a consideração principal. Para a documentação contínua que uma organização produz, a organização pode chegar a algum tipo de cronograma para arquivamento. Os métodos de arquivamento também variam, e o avanço da tecnologia de computação introduziu uma infinidade de novas ferramentas, oferecendo soluções eficientes e econômicas em muitos casos.
Ferramentas
A partir de 2011, as ferramentas de software para arquivamento de documentos aumentaram, dando às organizações mais oportunidades de arquivamento a um custo menor. As organizações podem usar o arquivamento de software como uma ferramenta, não apenas para documentos que armazenam em formato eletrônico, mas também para documentação em papel e outras mídias. As organizações podem digitalizar ou converter itens não digitais para armazenamento em formato eletrônico, reduzindo a quantidade de espaço físico necessário para a manutenção efetiva de registros.
Riscos
Os riscos são inerentes a qualquer sistema de arquivamento de documentos e as organizações devem considerá-los quando criam uma política de arquivamento organizacional. O benefício de armazenar documentação em formato eletrônico só é válido se os arquivos estiverem seguros. As organizações devem, portanto, empregar proteções adequadas para proteger a estabilidade e a segurança de um arquivo, cujas ferramentas e serviços de arquivamento abordam de maneiras diferentes.
Benefícios
Os benefícios de ter um sistema eficaz de arquivamento de documentos aumentaram com o advento das soluções tecnológicas. Os registros eletrônicos ocupam menos espaço físico e, em alguns casos, podem nem mesmo residir nas instalações principais de uma empresa ou organização. Por exemplo, algumas organizações podem usar um serviço de gerenciamento de documentos externo. Outra vantagem do uso de registros eletrônicos é que as organizações podem disponibilizar conteúdo arquivado com facilidade e rapidez quando necessário, geralmente em um formato eletrônico pesquisável.
