As melhorias de processo mais eficazes têm o poder de aumentar a qualidade e a produtividade, ao mesmo tempo que reduzem os custos. Muitas empresas americanas descobriram inspiração nas estratégias japonesas de melhoria de processos que resultaram em sucesso selvagem nas últimas décadas. A BP Trends relata que as técnicas de manufatura empregadas pelos negócios japoneses de maior sucesso incluem a redução de atividades inúteis, inconsistências e esforços físicos; processos de infalibilidade; corrigir problemas; rotação de trabalhadores através de vários trabalhos; e incentivando a melhoria constante.
Debate
Brainstorming é um bom primeiro passo para gerar idéias, envolvimento e criatividade da equipe, e para identificar áreas problemáticas e possíveis soluções de pessoas diretamente envolvidas em cada processo de negócio. Peça a um facilitador para dirigir a sessão de brainstorming para garantir a participação ativa de todos os indivíduos da equipe. Não permita a crítica ou discussão das idéias durante o brainstorming. A ideia é criar um ambiente livre de críticas para permitir criatividade desimpedida. Organize sessões com o objetivo de buscar formas específicas de melhorar os processos de negócios.
Comitê de direção
Pode ser difícil para as pessoas envolvidas em uma etapa de um processo enxergar o quadro geral o suficiente para saber quais mudanças devem ser feitas para melhorar os processos. Organize um comitê de direção para examinar e coletar dados sobre todos os processos em seu negócio, do começo ao fim. Para empresas maiores e mais complexas, podem ser necessários múltiplos comitês de direção para monitorar todos os processos em cada departamento da empresa. Para ser eficaz, um comitê de direção deve ter autoridade para implementar mudanças nos processos com base nos dados coletados.
Reduzir a atividade desperdiçada
A BP Trends relata que muitas empresas japonesas de sucesso empregam estratégias para reduzir a atividade de desperdício, incluindo inconsistências e esforços físicos, como base para a melhoria do processo. A atividade desperdiçada surge na forma de retrabalho para corrigir erros, espera excessiva para os outros agirem e etapas desnecessárias ou supercomplicadas do processo. Identifique e reduza ou elimine inconsistências no tempo de execução, eficiência e satisfação do cliente para melhorar seus processos de negócios. Analise os movimentos físicos exigidos por cada trabalhador em um processo. Tome medidas para aumentar o conforto ergonômico e diminuir a tensão para incentivar um aumento na produtividade e satisfação.
Kaizen: Melhoria Contínua de Processos
A pedra angular das estratégias mais eficazes de melhoria de processos é conhecida no Japão como kaizen, o que significa melhoria contínua do processo. O Kaizen envolve constantemente pequenas melhorias que causam grandes impactos na eficiência do processo. A BP Trends informa que as companhias de seguros de automóveis costumavam esperar para receber fotos de veículos danificados pelo correio antes de processar as reclamações. As empresas melhoraram o processo usando câmeras digitais em vez de câmeras de filme, o que reduziu o tempo envolvido no processo em dois ou três dias. Procure pequenas inovações e mudanças que tenham o impacto mais dramático nos processos de negócios e continuem repetindo a estratégia.
