Uma carta circular é usada para compartilhar as mesmas informações com um grande público. Difere de propósito de uma carta pessoal, que envia informações específicas para um ou alguns destinatários. Cartas circulares são frequentemente usadas para anunciar novas informações ou para esclarecer políticas. Eles são um pouco gerais no tópico, já que são amplamente lidos. Escrever uma carta circular de qualquer tipo requer alguns passos importantes.
Conheça o seu público. Para cartas circulares, o número de leitores é diversificado, por isso pode ser difícil avaliar o nível de conhecimento prévio do seu público ou a familiaridade com o conteúdo que você deseja compartilhar. No entanto, considere a maioria dos leitores prováveis quando você escreve, para que sua carta seja útil para a maioria das pessoas.
Distinguir entre letras circulares internas e externas. Uma circular interna, embora circulada para um grande grupo, ainda está restrita a um grupo. Por exemplo, uma empresa pode circular uma carta interna aos funcionários sobre uma nova política da empresa. Em contraste, uma carta externa seria uma carta distribuída para todos os clientes ou para o público.
Use o tom e a voz apropriados para o tipo de comunicação (interna ou externa) para a qual a carta circular funcionará. Por exemplo, um tom severo seria apropriado para uma carta circular para todos os funcionários que abordassem atrasos ou absenteísmo. No entanto, um tom severo não seria apropriado para uma carta circular aos clientes.
Compartilhe apenas informações autorizadas. Como as cartas circulares destinam-se a um grande público, elas não são adequadas para divulgar informações confidenciais ou detalhes não destinados a um público amplo.
