Quando você está administrando um negócio, há momentos em que você tem que dizer não para um cliente, fornecedor ou associado. Fazê-lo de maneira profissional pode ajudar a manter um bom relacionamento.
Apresentação de carta profissional
Componha sua carta em papel timbrado ou papelaria da empresa e envie a carta da pessoa mais apropriada em sua organização. Se houver um número de reclamação do cliente, um número do pedido ou uma conta para referência, inclua isso na sua correspondência.
Indique seu caso
Lidere com uma nota positiva, como agradecer ao cliente pelo pedido dele e, em seguida, vá direto ao ponto. Por exemplo, “Obrigado pelo seu patrocínio e sua recente carta sobre o status da garantia em sua câmera de vídeo modelo XYZ. Após uma extensa pesquisa, descobrimos que não podemos honrar a garantia da sua câmera de vídeo, conforme solicitado. ”
Faça backup do seu raciocínio
Indique um motivo específico para recusar o pedido de um cliente. Por exemplo, cite a política da empresa, analise os pontos altos do caso ou faça um resumo do que está por trás de sua decisão. Inclua anexos, se necessário, como cópias de contratos, garantias ou outros documentos que suportem sua posição. Por exemplo, “Como você verá no contrato de garantia anexo, esta política de serviço completo entrou em vigor nos primeiros 12 meses de propriedade. De acordo com nossos registros, você comprou sua câmera há três anos, tornando a reivindicação de hoje injustificada ”.
Ofereça um compromisso
Em alguns casos, não há espaço para compromissos ou para ampliar um ramo de oliveira, mas se você quiser manter os negócios do cliente no futuro, ofereça algum tipo de concessão para ajudar a amenizar o golpe. Por exemplo, "Gostaríamos de oferecer a você um desconto de 25% na compra de uma nova câmera de vídeo" ou "Fechado, por favor, encontre um cartão-presente de US $ 50 que seja resgatável para qualquer compra de eletrônicos em nossa loja".
Outros tipos de recusas
No decorrer de sua empresa, você pode ter que recusar os termos dos contratos com fornecedores, negar solicitações de tempo de férias ou escrever correspondências profissionais a outros associados de negócios. Siga as mesmas diretrizes gerais descritas acima, adaptando a carta à situação específica.
Dicas
-
Negação do contrato: “Obrigado pela oportunidade de renovar nosso contrato com o ABC Refuse Removal. Devido ao seu recente aumento nas taxas, optamos por empregar os serviços de outro provedor. ”
Solicitações de funcionários: “O seu pedido de folga remunerada durante a última semana de dezembro foi negado, uma vez que esta semana é negada para todos os funcionários devido ao inventário do final do ano.
Convites para colegas: “Obrigado pelo convite para servir no seu conselho de administração. Infelizmente, tenho uma série de compromissos profissionais anteriores que me impedem de assumir novas funções neste momento ”.
Embrulhe isso
Conclua sua carta com uma expressão de gratidão pela relação existente, seguida de um convite para continuar a discutir o assunto, se necessário. Por exemplo, “Obrigado pelo seu negócio.Se você tiver dúvidas ou quiser discutir mais sobre esse assunto, sinta-se à vontade para entrar em contato diretamente comigo. ”
