Há vários casos em que você pode ser solicitado a escrever uma carta em nome de outra pessoa. Os advogados, por exemplo, fazem isso regularmente. Outras situações incluem escrever para pessoas que não têm as habilidades para fazer por conta própria ou que são alunos de segunda língua e não sabem escrever em inglês. A ausência do seu chefe no escritório pode ser outro motivo para ele pedir que você escreva uma carta em seu nome. Independentemente de por que você está escrevendo a carta para outra pessoa, o formato é consistente.
Determinar Conteúdo
Fale com a pessoa que você vai escrever a carta em nome de. Faça uma lista de pontos a serem abordados, a pessoa a quem endereçar a carta e quaisquer outros detalhes que precisem ser incluídos. Discuta o tópico da carta até você achar que tem informações suficientes para escrevê-la corretamente.
Use o papel timbrado e o formato de carta comercial
Escreva em papel timbrado, se possível, porque isso dá credibilidade à sua correspondência. Se você não tiver papel timbrado, digite o endereço da pessoa para quem você está escrevendo a carta, na parte superior da página, deixe um espaço e digite a data. Comece com a saudação "Caro", seguida do nome da pessoa, título e vírgula. Se, por exemplo, você estiver escrevendo para uma empresa, ela será “Prezada Sra. Briggs” ou “Ao Juiz Presidente”, se for para o tribunal.
Adote o formato de bloco para cartas comerciais. Todas as frases começam no lado esquerdo da página; parágrafos são separados por um espaço de linha. A distância entre o seu fechamento é de três a quatro linhas para permitir sua assinatura. Digite cartas comerciais em vez de escrevê-las.
Declarar autoria
Declare que você está escrevendo em nome de outra pessoa, se for apropriado, como em uma carta ao tribunal. Se é uma carta que sai sob o nome da outra pessoa, você não precisa afirmar que ela mesma não a escreveu. No caso de lesões físicas ou problemas de linguagem, indique o motivo: "Estou escrevendo em nome de Jeremy Smithers quando ele quebrou seus pulsos esquiando".
Use linguagem eficaz e fácil de entender
Chegue ao ponto. Cartas - sejam ou não em nome de outra pessoa - precisam ser curtas e concisas. Indique o motivo pelo qual você está escrevendo e inicie um novo parágrafo para suas ideias de apoio. Lembre-se de alterar os parágrafos e deixar um espaço quando você muda idéias. Escreva em linguagem fácil de entender. Não use uma palavra grande quando uma pessoa pequena fizer isso e mantenha suas frases curtas. Apontar para a clareza, em vez de tentar impressionar o seu leitor com o seu extenso vocabulário.
Use uma voz formal
Mantenha o tom profissional. Evite frases floridas e mantenha o foco no assunto sobre o qual você está escrevendo. Não ofereça sua opinião sobre o assunto, a menos que haja uma boa razão para isso.
Fechar forte
Resuma o conteúdo da carta no parágrafo final. Também especifique a ação para a pessoa para quem você está escrevendo a carta. Se poderia ser a substituição de um aparelho com defeito ou uma solicitação para uma reunião. Use o fechamento “Sincerely” ou “Sincerely yours” para ficar consistente com o tom de negócios da carta. Frases como "Fale em breve" ou "Seu amigo" não são apropriadas. Assine e digite seu nome, seguido das palavras "em nome de nome da pessoa para quem você está escrevendo".
Reveja
Deixe sua carta por um dia ou mais e edite-a. Assim como os erros de gramática e ortografia, procure por palavras comumente confusas, como "passou e passado" ou "afetar e efeito". Confira na sua lista original para se certificar de que você não esqueceu de nada. Coloque-se no lugar do destinatário da carta. Leia em voz alta para si mesmo e avalie o tom e o conteúdo. Edite de acordo. Revise a carta com a pessoa em nome de quem você escreveu. Certifique-se de que você não ignorou nada que a pessoa queria incluir.
