Uma reunião motivacional bem cronometrada e cuidadosamente planejada pode fornecer aos funcionários o impulso de que precisam para atingir as metas de negócios. Reuniões motivacionais podem ajudar a mobilizar os funcionários para atingir metas de vendas recém-estabelecidas ou se recuperar de um trimestre lento. Antes de se aprofundar no planejamento da reunião, determine o orçamento para isso. Se não tiver certeza de quanto pode gastar, peça a um representante contábil um relatório atualizado do orçamento de seu departamento para reuniões e eventos.
Seja atencioso
Considere o clima de trabalho e as necessidades dos funcionários ao agendar a reunião motivacional. Se os funcionários responderem a vários chefes, converse com outros chefes de departamento para garantir que a reunião não interfira em outras tarefas. Evite agendar reuniões motivacionais quando os funcionários tiverem cargas de trabalho extremamente pesadas. Tente não planejá-las nas tardes de sexta-feira, quando os funcionários se distraem no fim de semana, ou nas manhãs de segunda-feira, quando os funcionários ainda estão se acomodando em seu fluxo de trabalho. Se você precisar agendar a reunião durante um horário ocupado, planeje mantê-lo curto e direto ao ponto. Para garantir que a sala de reunião não seja reservada duas vezes quando você precisar, alerte o departamento administrativo da empresa ou reserve por meio de um sistema de agendamento.
Fornecer comida
O velho ditado "se você alimentá-los, eles virão" é especialmente verdadeiro com funções de trabalho. Fornecer comida comunica aos funcionários que a reunião é importante e que eles são valorizados. Isso os incentiva a participar e aumenta a atenção deles. Você ainda pode fornecer comida, mesmo se você não tiver um grande orçamento. Os funcionários esperam uma distribuição maior na hora da refeição, por isso, não marque para almoçar e jantar se não puder pagar uma refeição completa. Em vez disso, forneça donuts e café para uma reunião matinal ou lanches saborosos à tarde.
Faça sua lição de casa
O conteúdo motivacional específico para sua reunião dependerá do tópico e do contexto de negócios. Não importa a situação, um pouco de pesquisa pode causar um grande impacto na sua reunião. Leia os relatórios de progresso da empresa e os documentos de feedback para descobrir onde os funcionários estão frustrados, com dificuldades ou sem motivação. Anote um esboço da reunião e todos os pontos que você deseja abordar. Organize os pontos em três conceitos-chave, que serão mais fáceis para os funcionários digerirem e lembrarem. Por exemplo, os três conceitos podem ser "onde estivemos, onde estamos e para onde precisamos ir".
Fale com sinceridade
Acima de tudo, seja direto, honesto e sincero com seus funcionários. Evite discursos floridos e táticas emocionais que possam parecer inautênticas. Em vez disso, capacite seus funcionários, lembrando-os de tudo que eles conseguiram. Por exemplo, você pode usar slides em PowerPoint que destacam as realizações e melhorias mais significativas que uma equipe fez no último período financeiro para ajudar a motivá-los a continuar melhorando. Incentive os funcionários a participar do processo de definição de metas do departamento ou da empresa. No final da reunião, mostre sua gratidão por seu trabalho e comunique sua crença genuína de que eles podem alcançar ou exceder os objetivos de trabalho.
