Realizar uma reunião de negócios bem-sucedida não envolve apenas o conteúdo e os membros da reunião, mas também o arranjo da mobília. Para organizar de maneira eficaz uma sala para uma reunião de negócios, convém considerar a função da reunião e criar a atmosfera e o espaço de trabalho apropriados para a produtividade. Se a sala estiver bem organizada para a sua reunião, os associados poderão trabalhar e funcionar sem interrupções ou distrações para aproveitar ao máximo o tempo de reunião disponível.
Itens que você precisará
-
Tabelas
-
Cadeiras
-
Acessórios de apresentação
-
Laços Zip
-
Fita adesiva
-
Lâmpadas
-
Mesas laterais, conforme necessário
-
Itens de comida e bebida
Considere a função da sala e coloque as mesas de acordo. Uma reunião em estilo de discussão deve usar um estilo de mesa redonda organizando as tabelas em um círculo ou semicírculo para que cada participante possa ver todos os outros. As apresentações podem usar uma sala de reuniões com um grande retângulo ou colocar tabelas menores em linhas, com cada participante voltado para a mesma direção.
Organize seus assentos ao redor das mesas de acordo com o layout da sua mesa usando cadeiras confortáveis adequadas para a duração da reunião. Cadeiras de plástico rígido só devem ser usadas para reuniões curtas (de uma hora ou menos) para manter os funcionários focados e confortáveis. Coloque duas a três cadeiras extras ao lado da sala, caso haja mais convidados do que o previsto ou uma pausa na cadeira.
Coloque objetos como pódios, flipcharts, telas de projeção ou pôsteres de apresentação em uma área claramente visível na frente da sala para que cada participante possa vê-lo facilmente. Se você estiver usando folhetos ou pastas, coloque-os em cada cadeira ao longo da mesa ou defina-os para o lado para distribuir mais tarde na reunião. Não permita que esses itens atravancem o espaço de trabalho ou dificulte a movimentação dentro da sala, como empilhá-los no chão.
Desligue a campainha em todos os telefones da sala para evitar interrupções; no entanto, não desconecte o telefone para permitir chamadas de saída em caso de emergência. Se os computadores forem usados para a reunião, junte todos os cabos com braçadeiras para evitar enroscar-se com os pés e prenda com fita adesiva qualquer fio no chão que atravesse passarelas.
Acrescente iluminação adicional além da iluminação suspensa à sala para suavizar a atmosfera e faça reuniões mais longas, menos cansativas do ponto de vista visual. Defina lâmpadas em mesas laterais onde elas não estejam no caminho ou bloqueiem vistas, mas evite velas, que podem emitir luz suave e fragrância, mas podem representar um perigo.
Configure uma pequena área de serviço de alimentação em um canto da sala ou ao longo de uma parede perto da entrada para fornecer água engarrafada, refrigerantes, café ou salgadinhos, como biscoitos, brownies ou bandejas de frutas e carne. Se usar alimentos para reuniões longas, evite alimentos com alto teor de açúcar e certifique-se de que há uma lata de lixo perto da área de serviço para manter a mesa limpa e arrumada quando o horário das refeições terminar.
Dicas
-
Se você tiver a opção de selecionar a sala de reunião, tente encontrar uma sala silenciosa, longe do excesso de ruído e distrações, enquanto ainda estiver colocando a sala de reunião em um local conveniente para os banheiros no mesmo andar do prédio.
Se possível, ajuste o termostato na sala para um ambiente confortável, para que os participantes não estejam muito quentes ou frios, provocando desconforto e distração, onde eles não conseguirão se concentrar na tarefa em questão.
