Ter as pessoas certas na reunião de negócios pode fazer ou quebrar o evento. Quando você cria um convite convincente e profissional, persuade os convidados sobre a importância da reunião, a necessidade de sua participação e o benefício para eles.
Personalize o convite se você estiver enviando cartas individuais. Use papel timbrado da empresa ou seu logotipo se você estiver enviando cartões pré-impressos. Para convites por e-mail, exiba seus links de logotipo e website. Enderece cada pessoa pelo nome e receba a correspondência de um alto funcionário da empresa, completo com assinatura.
Lidere uma sentença de abertura convincente que explica o que está acontecendo e por que a pessoa é convidada a participar. Por exemplo, “Sua experiência no setor faz de você um candidato ideal para o nosso novo comitê de direção. Eu gostaria de convidá-lo a conhecer e conviver com os agentes da nossa comunidade empresarial em um almoço e uma apresentação. ”
Mencione a exclusividade da reunião, o tópico a ser discutido ou os resultados desejados do dia. Por exemplo, "convidamos apenas uma dúzia de altos CEOs locais para fazer parte dessa discussão de mesa redonda. Nosso objetivo é fazer um brainstorming de recomendações amigáveis aos negócios para entregar à Assembléia Legislativa do próximo ano as necessidades exclusivas dos empreendedores em nosso estado. Queremos que sua voz seja ouvida.
Observe os palestrantes convidados, refeições ou oportunidades de networking que possam atrair profissionais ocupados. Por exemplo, "Ouviremos candidatos locais concorrendo a um cargo e forneceremos um período para perguntas e respostas. Também oferecemos um brunch e café. ”
Inclua todos os detalhes pertinentes da reunião em uma seção destacada ou em negrito da sua carta que se destaque para o convidado. Informações vitais, como data, hora e local, podem se perder no corpo de uma carta. Coloque tudo em uma seção para facilitar a consulta.
Solicite um RSVP até uma data específica para que você possa planejar adequadamente. Dê aos convidados várias maneiras de confirmar a participação, como por e-mail, site da empresa, cartão pré-impresso ou ligação telefônica.
Dicas
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Verifique os calendários de negócios locais e da comunidade para eventos conflitantes antes de agendar uma data e hora. Você não quer competir com uma função da Câmara de Comércio, um evento do Rotary Club ou uma grande conferência ou feira comercial.
Envie os convites com pelo menos um mês de antecedência, com avisos de duas semanas para que os participantes tenham tempo de adicioná-lo à programação. Se for uma reunião ou conferência importante em que as pessoas precisam planejar viagens e acomodações, avise com pelo menos seis meses sempre que possível.
