Quer a reunião tenha sido com colegas ou concorrentes, é sempre aconselhável resumir o que foi discutido e especialmente o que foi decidido, e fazê-lo por escrito, o mais rapidamente possível. Você pode combinar peças relevantes de uma biblioteca de documentos comerciais, como a da "Inc." Website da revista.
Itens que você precisará
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Notas ou outros registros da reunião
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Documentos referenciados ou distribuídos na reunião
Comece com uma recapitulação amigável, mas clara, da data, hora e local da reunião, que compareceu em que capacidades e uma breve declaração do propósito da reunião. Por exemplo, "Dear Mike: Mais uma vez obrigado por passar o dia de manhã comigo e Steve do nosso departamento de arte, discutindo os planos para o redesenho da sua embalagem."
Analise quais documentos e materiais foram apresentados na reunião e quaisquer itens significativos de discussão sobre eles: "Fico feliz que você gostou tanto das idéias de Steve quanto eu. Concordamos que a caixa hexagonal dá ao seu produto uma mudança significativa para chamar a atenção para as características que você está adicionando no ano que vem, mas que a construção horizontalmente na prateleira será mais estável e nos permitirá fazer ambas as extremidades apenas ligeiramente convexas, em vez de uma plana e a outra um ponto estendido sem nenhuma conexão real com a produtos."
Fornecer relatórios sobre todos os itens de ação acordados na reunião: "Steve se comprometeu a ter as novas especificações de projeto para nossa unidade de fabricação hoje, e elas devem poder me dar novos valores de custo para a caixa horizontal até o final da semana. e ambos ficaremos desapontados se esses números não estiverem pelo menos 20% abaixo das estimativas que tínhamos ontem para o cartão alto e pontiagudo, já que a fabricação será simétrica e menos complexa para se encaixar. decisão de você sobre se a fivela do cinto será impressa ou em alto relevo, e se você quer tinta metálica sobre ela, antes que possamos firmar os custos."
Estabeleça cronogramas para os próximos passos de todas as partes: "Anotei que você achava que poderia tomar as decisões tomadas hoje ou amanhã. Isso permitiria que voltássemos a você no fechamento da segunda-feira com dados de custos suficientemente firmes para começarmos. para formalizar um contrato ".
Encerre a carta da forma mais amigável possível à natureza da reunião e reforme os planos para qualquer outra reunião que você tenha agendado: "É sempre uma reunião prazerosa com você. Eu almoço na terça-feira em seu escritório no meu calendário, quando eu vou trazer a maquete que Steve está trabalhando. Por favor, deixe-me saber se Jan realmente será capaz de se juntar a nós ".
Dicas
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E-mail é bom como uma forma de enviar acompanhamento da maneira mais oportuna, mas é sempre melhor enviar uma cópia impressa também, especialmente quando a reunião incluiu várias empresas e assuntos que serão formalizados posteriormente em contratos e ordens de compra. Envie cópias da carta de recapitulação para todos que compareceram à reunião ou mencionadas na carta por nome, função ou departamento.
