Independentemente do setor em que você está ou do tipo de trabalho que você faz, é inevitável que, em algum momento, você precise participar de uma reunião de negócios. Alguns locais de trabalho, especialmente aqueles em ambientes de escritório, têm várias reuniões por dia, enquanto outros podem tê-los apenas uma vez a cada poucas semanas. Independentemente disso, é importante estar ciente de quais tipos de tópicos são discutidos nas reuniões em seu local de trabalho, como uma reunião eficaz deve ser conduzida e quais regras de etiqueta seguir durante uma reunião. Se você estiver encarregado de conduzir uma reunião, talvez seja necessário criar quebra-gelos para os participantes ou fazer anotações ou minutos na reunião.
O que é uma reunião de negócios?
Em essência, uma reunião de negócios é uma reunião de duas ou mais pessoas para discutir idéias, metas e objetivos que dizem respeito ao local de trabalho. Reuniões de negócios podem ser realizadas pessoalmente em um escritório ou em um local diferente, ou mesmo por telefone e por videoconferência. As reuniões acontecem com funcionários, gerentes, executivos, clientes, prospects, fornecedores e parceiros, e qualquer pessoa relacionada à organização. Na maioria dos casos, uma reunião precisa ocorrer quando o assunto em questão é algo que não pode ser adequadamente comunicado pelo telefone ou via e-mail, e requer interação face a face com uma ou mais pessoas.
O objetivo de uma reunião de negócios é muitas vezes tomar decisões importantes em relação à organização. Seja decidindo sobre uma questão departamental, como aumentar o orçamento de marketing ou um assunto organizacional maior, como quantas pessoas se demitem durante um período de transição, uma reunião ajuda a transmitir ideias com clareza. Ao falar pessoalmente com partes interessadas importantes, é mais fácil transmitir informações importantes com eficiência para alcançar a decisão em questão.
Outro objetivo comum para reuniões inclui fazer anúncios importantes. Estes podem ser sobre mudanças organizacionais, planos operacionais ou uma mudança na direção da empresa. Muitas vezes, reuniões são realizadas quando executivos seniores ingressam ou saem da equipe ou quando a empresa está celebrando um grande marco ou sucesso. Esses tipos de reuniões podem funcionar para aumentar o envolvimento dos funcionários e a harmonia organizacional.
As reuniões de negócios também ajudam a resolver conflitos e resolver problemas complexos. Conflito pode ser uma ocorrência comum no local de trabalho, com muitas personalidades diferentes trabalhando juntas em uma equipe. Embora alguns conflitos sejam saudáveis e possam fomentar o crescimento, também podem ser indesejáveis e exigir uma resolução rápida. Realizar uma reunião pode ajudar as partes em desacordo a alcançar um entendimento. Os problemas maiores que envolvem várias partes interessadas têm uma chance maior de serem resolvidos em uma reunião de negócios quando as pessoas importantes em questão estão em um só lugar e trabalham em direção ao mesmo objetivo.
Revisar o progresso da empresa ou do projeto também é um objetivo comum das reuniões de negócios. Aqui, a organização acompanha como a equipe está se saindo em um projeto específico ou como a empresa está se saindo como um todo em relação às metas de receita planejadas. Ao realizar reuniões frequentes de check-in, as organizações garantem que todas as partes relevantes estejam cientes do status das entregas importantes.
Como executar reuniões de negócios eficazes
Embora as reuniões de negócios ajudem as organizações a tomar decisões e resolver problemas complexos, elas podem, às vezes, ser um uso ineficiente do tempo se não forem executadas adequadamente. Quando as pessoas vêm a reuniões despreparadas, não prestam atenção e não acompanham itens de ação, isso pode ser visto como uma perda de tempo. Para garantir que o tempo seja usado efetivamente, tanto o organizador quanto os participantes das reuniões de negócios precisam estar ativamente envolvidos. Se você estiver organizando a reunião, prepare uma agenda de reunião, descrevendo exatamente o que será abordado. Se houver itens para os quais os participantes devem se preparar, lembre-se de dar tempo suficiente para isso. Algumas reuniões são realizadas rotineiramente, como pontos de contato semanais da equipe. Para esses tipos de reuniões, crie um modelo para a agenda e preencha itens exclusivos a cada semana.
Revise a lista de participantes com cuidado e convide apenas as principais partes interessadas para a reunião. Se alguém que precisa estar na reunião não puder comparecer, talvez seja necessário reprogramar para acomodá-los. Caso contrário, a realização de uma reunião com uma parte interessada em falta, necessária para a tomada de decisões, pode revelar-se ineficaz.
O tempo é valioso e é importante respeitar as pessoas que participam da reunião e aproveitar o tempo do dia para fazê-lo. Como resultado, é vital garantir que a reunião comece e termine no prazo. Ao preparar a agenda, decida quanto tempo você precisará gastar em cada item e execute a reunião pelo relógio. Se você acha que a reunião está indo longe, reine-a pedindo às pessoas que sigam os tópicos da agenda. Se surgirem outras questões importantes, apresente-as para discussão adicional em outro ponto.
Para garantir que nenhum item importante abordado em sua reunião tenha sido perdido, faça anotações, também chamadas de atas. Você pode escrevê-los ou digitá-los durante a reunião ou designar outra pessoa na reunião para tirar as anotações para você. Desta forma, você será capaz de se concentrar na discussão. Após a reunião, não deixe de revisar as anotações, adicionar itens ausentes e enviá-los para as partes interessadas importantes. Ter um registro escrito do que foi discutido na reunião pode ser útil se surgirem problemas no futuro.
Depois que a reunião de negócios terminar, não deixe de acompanhar os itens de ação decididos. Pode ser necessário enviar lembretes aos seus colegas ou tocar na base para garantir que eles concluíram suas tarefas.Se houver algum problema pendente que não tenha sido concluído até o prazo, talvez seja necessário ter uma discussão adicional com essa pessoa.
Encontro de negócios Icebreakers
Algumas reuniões de negócios, especialmente aquelas em que os participantes não se conhecem muito bem, exigem quebra-gelos. Perguntas divertidas ou pequenas atividades de formação de equipes podem ajudar a aliviar as tensões e colocar todos em condições de igualdade. Uma das maneiras mais fáceis de quebrar o gelo em uma reunião é fazer uma pergunta que revela uma peculiaridade única ou interessante sobre cada pessoa. As respostas a esses tipos de perguntas ajudam as pessoas a se relacionarem umas com as outras. Alguns exemplos incluem:
- Se você fosse um animal, qual você seria e por quê?
- Onde é o lugar mais interessante que você já esteve?
- Se você pudesse conhecer qualquer figura histórica, quem seria e por quê?
As perguntas sobre o quebra-gelo não precisam lidar com o tópico da reunião. Eles são projetados para fazer as pessoas falarem e ouvirem umas às outras. Outro grande quebra-gelo de reunião envolve cada participante contando duas verdades e uma mentira, e o resto dos participantes tem que adivinhar qual item é a mentira. Essa é uma ótima maneira de conhecer as pessoas na reunião. Os quebra-gelos também podem vir na forma de atividades em grupo. Por exemplo, peça às pessoas na reunião para encontrar alguém na reunião que tenha algo específico em comum com eles, como um animal de estimação ou uma marca de carro. Isso força as pessoas a deixar seus assentos e conversar com outras pessoas com quem elas geralmente não falam.
Algumas atividades do quebra-gelo envolvem um pouco de preparação na parte do organizador da reunião. Uma atividade inclui escrever o nome de celebridades em pequenos pedaços de papel e colocar um nome no verso de cada participante. Neste jogo, cada participante deve fazer perguntas sim ou não sobre a pessoa cujo nome está nas costas, tentando adivinhar quem é.
Etiqueta de Reuniões de Negócios
Enquanto a cultura da sua organização irá informar como você deve se comportar em reuniões de negócios, existem alguns aspectos de conhecer a etiqueta que são universais. Uma das melhores maneiras de participar de uma reunião é estar preparado. Isso significa saber o que está na agenda e ter feito a preparação ou a pesquisa para acompanhar os itens pelos quais você é responsável. Por exemplo, se um item da agenda envolver a discussão de um plano de marketing no qual você está trabalhando, é importante ir à reunião com as notas do plano em mãos, pronto para discuti-las em detalhes. Também é igualmente importante chegar a tempo.
Concentrar-se na reunião em vez do seu smartphone ou laptop é outra maneira de demonstrar seu profissionalismo. Desligue seu telefone e feche o laptop durante a reunião. Se você precisar acessar os arquivos em seu laptop para a reunião, não se esqueça de desativar seu e-mail para não se distrair com as mensagens recebidas. Lembre-se de que a reunião requer sua atenção e dividi-la entre seu telefone ou laptop não resultará em uma discussão efetiva.
Ser um bom ouvinte e um participante ativo são aspectos centrais de participar de uma reunião de negócios. Acompanhe o que as pessoas estão dizendo, faça perguntas quando não tiver certeza de algo e forneça respostas ou insights sobre os itens pelos quais você é responsável. Sua linguagem corporal também faz parte de ser um participante ativo; isso significa sentar-se alto em vez de se enroscar na cadeira e fazer contato visual com as pessoas com quem você está falando.
Dependendo do tipo de reunião, você pode enviar uma nota de agradecimento ao organizador da reunião ou às pessoas com quem você se encontrou. Isso pode ser apropriado se você estiver se encontrando com um cliente ou cliente em potencial importante. Você pode agradecer-lhes pelo tempo e reiterar algumas coisas importantes que você discutiu na reunião para demonstrar seu entusiasmo.
Modelo de minutos de reunião de negócios
Quando você tem a tarefa de registrar as atas de uma reunião, pode parecer um trabalho estressante. Algumas dicas podem ajudá-lo a anotar todos os pontos importantes de uma reunião sem perder nada. É importante entender o objetivo dos minutos. As anotações feitas durante uma reunião devem ser um registro escrito do que aconteceu lá. Essas anotações podem ser úteis para os participantes relembrarem o que foi dito ou podem fornecer um detalhamento da reunião para aqueles que não puderam comparecer. Como resultado, é importante eliminar todos os principais itens discutidos durante a reunião, incluindo as decisões tomadas, as tarefas ou os próximos passos planejados e as resoluções alcançadas.
Antes de participar de uma reunião, escreva um modelo simples que você possa preencher enquanto faz anotações. Obtenha uma cópia da agenda da reunião e use-a como um guia. No topo da agenda, adicione um espaço para anotar os nomes de todos os participantes da reunião. Se houver partes interessadas importantes, você também precisará observar isso caso precise acompanhá-las mais tarde. Dependendo do tipo de reunião e dos tópicos a serem discutidos, há vários itens que você pode adicionar ao modelo de minutos:
- Data e hora da reunião.
- Data e hora da próxima reunião, se uma estiver sendo agendada.
- Nomes dos participantes e nomes dos principais interessados ausentes.
- Decisões que foram tomadas ou opções que foram discutidas para cada item da agenda.
- Próximas etapas para cada item da agenda.
- Itens da agenda que não foram discutidos na reunião, mas serão transferidos para a próxima reunião.
- Qualquer novo negócio que não foi indicado na agenda original.
- Tarefas ou itens de ação e os indivíduos aos quais foram designados, incluindo datas de vencimento, se especificado.
Ao desenvolver um modelo para as atas da reunião, você estará em uma posição melhor para registrar os tópicos importantes e acompanhar os negócios necessários após a reunião.
