Hospedar uma reunião de negócios para os japoneses é o mesmo que qualquer outra reunião de negócios: consulte os participantes por seus últimos nomes (familiares) (e se você estiver falando em japonês, siga o nome da família com o honorífico –san); notificar os participantes da hora de início com bastante antecedência; fornecer uma escolha de café, chá ou água; começar a tempo; não interrompa as pessoas quando elas estão falando; fique no tópico; evitar o uso de humor; e esteja preparado para perguntas diretas e pessoais.
Preparação
Notifique todos os participantes da hora de início o mais cedo possível e certifique-se de que todos - japoneses e não japoneses - entendam que a reunião começará nesse momento. A cultura japonesa coloca uma grande ênfase na consideração pelos outros, e a pontualidade é um sinal de respeito.
Escolha um local tranquilo, se possível. Muitos japoneses falam inglês ou estudaram inglês, mas ruídos de fundo podem dificultar o acompanhamento de conversas. Ter a reunião em um local tranquilo garantirá um ambiente de audição confortável.
Forneça uma escolha de bebidas. Ao contrário dos estereótipos populares, nem todos os japoneses bebem chá japonês, especialmente em reuniões de negócios com pessoas não japonesas. É melhor, se possível, fornecer aos participantes uma escolha de café, chá, chá japonês e água.
Certifique-se de que existe um amplo espaço de mesa para as pessoas colocarem os papéis e, se precisarem, um dicionário eletrônico. Novamente, muitos japoneses falam inglês, mas podem querer, de tempos em tempos, verificar o significado de palavras obscuras ou desconhecidas usadas durante a reunião.
Dê tempo antes do início da reunião para que as pessoas troquem cartões de visita e se apresentem informalmente umas às outras. A troca de cartões de visita é um ato significativo e obrigatório para os empresários japoneses.
Começando a reunião
Sinal de que a reunião começará, permitindo que as pessoas se organizem e se preparem.
Apresente os participantes. Se você estiver conduzindo a reunião em japonês, use o estilo japonês de introdução: organização em primeiro lugar, segundo nome da família seguido por "-san". nome dado por último. Você pode escolher deixar os participantes se apresentarem; isso é perfeitamente aceitável e, se em inglês, o japonês pode ter o desafio de exibir sua habilidade em inglês na frente do grupo.
Reafirme o objetivo e as metas da reunião. Isso deveria ter sido anunciado de antemão, mas ajudará as pessoas se elas forem lembradas. Ficar no assunto é um sinal de consideração no Japão.
Conduzindo a Reunião
Não interrompa as pessoas quando elas estão falando. Permita que os oradores façam o seu ponto. No Japão, as pessoas tendem a explicar os pontos, primeiro dando razões e, em seguida, declarando o ponto, enquanto as pessoas das culturas ocidentais declaram o primeiro ponto e, em seguida, dão razões. Esse estilo de comunicação diferente pode ser uma fonte de impaciência por parte dos ocidentais e é melhor administrado por não interromper.
Fique no tópico. Guarde todos os apartes ou anedotas para o final ou a reunião.
Evite o uso de humor. Embora a cultura japonesa esteja mudando e o humor seja bastante comum no Japão, ainda assim é melhor evitar o humor nas reuniões de negócios. O humor pode ser um sinal de amizade para os americanos, mas para os empresários japoneses pode ser um sinal de imaturidade e também corre o risco de não romper a barreira da língua ou cultura.
Esteja preparado para perguntas diretas. O site "Foreign Translations" adverte os leitores de que os japoneses tendem a ser diretos em suas perguntas ao conhecer novas pessoas (ver Referência 1). Perguntas como "quanto dinheiro você ganha?" "Você é solteiro?" ou "Quantos anos você tem?" pode ocorrer. Se você não se sentir à vontade para responder a essas perguntas, encontre uma maneira educada de desviar a pergunta e não demonstrar ofensa.
