A documentação das ações realizadas durante uma reunião permite que tópicos e decisões significativas sejam lembrados nos próximos anos. Todas as principais interações em uma reunião devem ser registradas, inclusive quando as moções são feitas - mesmo que a moção falhe no final.
Objetivo da ata da reunião
As atas documentam as decisões e discussões que ocorreram durante uma reunião. Como um registro escrito, as atas também podem servir como documentação legal da reunião. Qualquer tipo de reunião pode registrar atas, desde a diretoria corporativa formal até a reunião da equipe de uma organização até uma reunião da comunidade sobre políticas públicas.
Tomando as atas da reunião
As habilidades excepcionais de organização, compreensão auditiva e anotações ajudam muito a registrar as atas de uma reunião. Nem tudo dito durante a reunião deve ser documentado; Em vez disso, concentre-se nos pontos-chave, como:
- A data, hora e local da reunião
- Lista de participantes
- Os principais tópicos discutidos
- Moções feitas
- Decisões que foram finalizadas
- Ações concluídas
- Quaisquer etapas que devem ser executadas antes da próxima reunião
Movimentos falhados
Quando um participante da reunião deseja apresentar um assunto para consideração, uma moção é feita. Normalmente, uma moção precisa ser destacada - o que significa que outro participante concorda que o assunto deve ser considerado - para que a moção avance e seja discutida. Se a moção não for destacada, é chamado de movimento falhado. Mesmo um movimento falhado deve ser documentado na ata, no entanto. Escreva quem fez a moção, qual foi a moção e que ela falhou. Por exemplo, um método de gravar isso pode parecer:
- Movimento: Todos os computadores da biblioteca devem ser substituídos por modelos novos e atuais. Motion introduzido por Bill Smith. Movimento não destacado; movimento falhou.
Moções que são secundadas ainda podem falhar se não tiverem votos suficientes. Após uma moção ser destacada e avançar, os participantes da reunião debatem o assunto em questão. A moção falhará se a maioria dos eleitores não for favorável à aprovação do problema. Isso deve ser registrado nos minutos como tal:
- Movimento: Todos os computadores da biblioteca devem ser substituídos por modelos novos e atuais. Motion introduzido por Bill Smith. Moção secundada por Bob Jones. Voto foi 5-2 contra; movimento falhou.
