Movendo um negócio pode ser um momento emocionante, mas estressante. Para garantir uma transição suave, obtenha a adesão dos funcionários ao processo, faça planos detalhados e cronogramas e preveja algum grau de atrasos e desaceleração nos negócios.
Comunique-se sobre o movimento
Dê aos funcionários um aviso prévio sobre a mudança e o que isso significará para a empresa, clientes e fornecedores, bem como para a equipe e suas famílias. Uma realocação a longa distância pode ter um grande impacto sobre os funcionários, especialmente se eles tiverem que mudar seus deslocamentos ou alterar suas rotinas de cuidados infantis ou horários domésticos. Forneça um cronograma para a mudança que inclua datas importantes, como quando os clientes serão notificados, quando materiais pessoais devem ser embalados e quando a mudança física ocorrerá.
Envolver os funcionários
Envolva os funcionários na mudança criando comitês de equipe ou contatos de departamento que serão responsáveis por organizar vários aspectos da mudança. Permita que os funcionários façam perguntas, expressem preocupações e façam sugestões sobre maneiras de minimizar o tempo de inatividade ou a interrupção das rotinas de trabalho e funções de negócios. Faça com que a realocação pareça uma aventura, em vez de um fator estressante, enfatizando aspectos positivos, como mais espaço para todos ou uma oportunidade de obter informações sobre o layout e o design do escritório.
Desenvolver um sistema organizacional
Incentive os funcionários a usar o movimento como uma oportunidade de limpar seus cubículos ou escritórios, separar arquivos e organizar-se melhor. Coordenar o movimento, atribuindo aos departamentos com códigos de cores e funcionários com números de identificação para usar na embalagem e rotulagem de equipamentos de escritório, móveis, suprimentos, arquivos e outros itens a serem movidos. Insista para que itens pessoais como fotos, prêmios e decoração de escritório sejam embalados e transportados pelos funcionários antes da mudança do escritório para garantir a segurança.
Garantir a Transição de TI
Embora seja necessário algum tempo de inatividade durante uma realocação do escritório, faça todo o possível para que o equipamento de escritório e a TI estejam funcionando e funcionando no primeiro dia no novo escritório. Isso permitirá que os funcionários mantenham contato com os clientes e outras partes interessadas, acessem o e-mail e sintam-se conectados à medida que se instalam em novos espaços. Prepare-se para possíveis interrupções durante a mudança, reduzindo os prazos-chave ou estendendo os cronogramas do projeto para reduzir o estresse nos funcionários. Poste um aviso no seu website e na gravação do correio de voz do seu escritório para informar aos clientes que você está em uma fase de transição para manter altos níveis de atendimento ao cliente.
Realocações de longa distância
Se você está realocando seus escritórios a uma distância significativa, alguns funcionários podem ser confrontados com a escolha entre mudar suas famílias ou encontrar um novo emprego. Se for esse o caso, forneça o máximo de antecedência possível sobre a mudança e ajude os funcionários com qualquer decisão que eles tomem. Por exemplo, para funcionários dispostos a fazer a mudança, forneça referências a profissionais do setor imobiliário especializados em realocação de empresas. Se um funcionário não puder fazer a mudança, faça recomendações para novas posições chamando favores de colegas.
