Empresas e organizações que existem há muito tempo realizam tarefas através de processos que muitas vezes não são documentados e não são totalmente compreendidos. Seja uma simples tarefa de limpeza que seja cara ao longo do tempo ou que analise grandes empresas de manufatura ou de negócios, observar exemplos de melhoria de processos em outras organizações pode gerar insights sobre como a sua empresa opera.
Melhoria Básica do Processo
Um aspecto dos programas de melhoria de processos é identificar as causas-raiz dos problemas. Isso é chamado de análise de causa raiz. O site Gerenciamento para o resto dos EUA cita um exemplo de análise de causa raiz em um cenário de governo da cidade.
Neste exemplo, a cidade estava gastando muito na limpeza de excrementos de pássaros de uma estátua de bronze no parque. A cidade tentou revestimentos diferentes para tornar a limpeza mais rápida e fácil. Ele tentou geradores de ruído para assustar os pássaros. Quando a cidade sofreu uma queda de energia no parque por vários dias, o pessoal encarregado de limpar a estátua notou que havia menos excrementos na estátua. Após análise, a gerência decidiu trocar as luzes da estátua no final da tarde. Esta política resultou em menos excrementos de pássaros e limpezas mais rápidas e mais eficientes. As luzes ao entardecer estavam atraindo insetos, nos quais os pássaros se alimentam. Ao modificar o horário de iluminação, eles atraíram menos insetos ao redor da estátua durante o período de alimentação natural das aves, resultando em menos excrementos de pássaros na estátua.
Eficiência contábil
A International Society for Performance Improvement cita um exemplo de melhoria de processo em uma empresa de telefonia. A melhora foi no departamento contábil de 500 pessoas da empresa, que processou 3,5 milhões de contas telefônicas por mês em dois centros de contabilidade. A meta de melhoria do processo foi reduzir os custos de faturamento.
Quando os gerentes criavam fluxogramas multifuncionais dos vários processos, vários problemas apareciam no processo de lidar com verificações devolvidas. A análise mostrou que os dois centros usaram processos diferentes para lidar com cheques devolvidos. Essas diferenças de processo indicaram que um sistema central e automatizado poderia reduzir os tempos de processamento e as cargas de trabalho nos dois centros. A análise dos processos existentes e revisados também identificou situações em que o departamento de contabilidade estava executando tarefas que deveriam ser, e na realidade eram, executadas por outros departamentos, aumentando assim os custos devido ao esforço duplicado.
Reposição de Componentes
Como parte de um esforço de reengenharia de processo, um grande fabricante criou diagramas de processo de fluxograma das diferentes funções de fábrica e, em seguida, criou diagramas de processo interfuncionais. Ao observar a maneira como os montadores reabasteciam os baldes dos fixadores, os gerentes descobriram que cada montador notaria que o balde estava baixo, transportaria o balde para um local central e recarregaria o balde antes de retornar à estação de montagem. Cada montador enchia seu balde a cada dois ou três dias e levava de cinco a dez minutos para completar a tarefa. Cada montadora estava levando o equivalente a 1 1/2 a dois dias úteis por ano para reabastecer seu suprimento de fixadores. Com milhares de montadoras, o total acumulado de tempo de montagem perdido foi igual a cerca de uma dúzia de funcionários que ficaram ociosos durante o ano. Ao investir em um grande carrinho para transportar fixadores, um funcionário para empurrar o carrinho e um sistema de cartões amarelos para indicar que uma montadora estava com pouca fixação, a empresa economizou quase US $ 500.000 por ano em tempo perdido.
