Os dados devem estar sempre facilmente acessíveis para que os funcionários possam trabalhar com dados a qualquer hora e em qualquer lugar. A Internet tem sido uma ferramenta útil para aumentar a acessibilidade de dados. Ter dados disponíveis on-line para acessar - quando um funcionário está viajando, por exemplo - é uma técnica usada para gerenciar grandes quantidades de dados.
Entrada de dados
Parte das técnicas de gerenciamento de dados ocorrem antes que os dados entrem no banco de dados. Os dados devem estar corretos na primeira entrada, o que significa que o indivíduo que originalmente corrige os dados deve registrar os dados corretamente. Por exemplo, quando um cliente relata uma alteração de endereço por meio do telefone, o representante do atendimento ao cliente deve ouvir o cliente corretamente para que o endereço seja inserido corretamente no banco de dados. Uma técnica para evitar erros é repetir as informações para o cliente.
Backup de dados
Os dados perdidos podem ter um efeito prejudicial na empresa ao custar o tempo da empresa à medida que tenta substituir os dados perdidos, de acordo com a IBM. As empresas geralmente dependem de métodos de backup que armazenam informações cruciais para que essas informações possam ser recuperadas caso essas informações sejam perdidas.
Limpeza de dados
A limpeza de dados é o ato de corrigir dados incorretos, consolidar dados e excluir dados irrelevantes. A limpeza de dados usa programas de software automatizados e entrada manual de um administrador de banco de dados. Embora a limpeza de dados elimine erros e possa aumentar a produtividade e o espaço de armazenamento da empresa, o processo de limpeza de dados pode ser caro e demorado.
Dados de Substituição
Às vezes, os dados são copiados por software, conforme mencionado anteriormente. Quando um dado é alterado por qualquer razão e os dados param de funcionar corretamente, os dados podem ser substituídos pelos dados de backup que funcionaram no passado. Em seguida, os programadores podem determinar quais alterações corromperam os dados e determinar como esses dados podem ser melhor atualizados no futuro.
Entrada de dados do cliente
As empresas podem criar sites que permitem que os clientes insiram dados diretamente. Essa entrada direta de dados economiza dinheiro da empresa ao não exigir que eles contratem um funcionário para preencher os formulários necessários. Os clientes também podem corrigir os dados se houver algum erro. No entanto, nem todos os clientes têm conhecimento suficiente sobre tecnologia para saber como acessar bancos de dados on-line pela Internet.
Dupla verificação
Dados que são muito cruciais devem sempre ser verificados por dois pares de olhos. Quando um funcionário edita dados, esses dados devem ser editados usando uma cor diferente para indicar que a alteração foi feita. Em seguida, um segundo funcionário pode analisar a edição de dados para garantir que não houve erros.
Consultores de gerenciamento de dados
Muitas empresas de consultoria são especializadas em gerenciamento de qualidade de dados. Essas empresas examinam como uma empresa realiza processos de gerenciamento de dados e fornece recomendações sobre como esses processos podem ser aprimorados.
