Sem um sistema de gerenciamento de banco de dados organizando, controlando e catalogando dados, um sistema de informação seria um conglomerado organizado de dados. A função principal de um sistema de gerenciamento de banco de dados é implementar controles e fornecer manutenção a arquivos de dados usando a segurança de dados para garantir a integridade dos dados.
Catalogação de estruturas de arquivos
O processo de catalogação de arquivos em um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) é extremamente importante. Existem vários tipos de arquivos, que variam do código de computador real e dos programas de consulta (que extraem informações) até o utilitário do sistema e os programas de manutenção de registros. Todos esses programas têm uma estrutura de arquivos exclusiva, que é identificada por um esquema do sistema ou "esquema". Sem o processo de uma estrutura de arquivos, os arquivos seriam difíceis de acessar e operar. Uma estrutura de arquivos dentro de um (DBMS) fornece uma estrutura organizada para acesso e gerenciamento de arquivos.
Identificação de tipos de banco de dados
Um sistema DBMS pode consistir em vários tipos de banco de dados. Um banco de dados contém a estrutura de registro de informações. Bancos de dados dentro de um DBMS podem ser um banco de dados indexado, seqüencial ou relacional. Um banco de dados de índice é baseado em uma chave primária e pode ser indexado em qualquer campo exclusivo dentro da estrutura do banco de dados. Um banco de dados seqüencial é acessado iniciando no primeiro registro no banco de dados e um banco de dados relacional consiste em registros, que podem ser associados a outros registros existentes em outro banco de dados com base em identificadores exclusivos. O DBMS permite o particionamento, catalogação e acesso para esses tipos de banco de dados.
Segurança de dados
A segurança de dados é um recurso importante para qualquer sistema de informação. Um DBMS fornece tabelas de segurança, que são registros designados para informações do usuário, identificação e senhas. O sistema de segurança é construído a partir de tabelas de bancos de dados relacionais e cada condição (códigos de acesso do usuário) deve ser atendida em cada tabela para que um usuário acesse o sistema. Os sistemas DBMS podem ter aplicativos de segurança integrados, que atribuem direitos e privilégios aos usuários usando uma tabela de autoridades nos aplicativos do utilitário do sistema.
Tabelas e Registros
Dentro de um DBMS, todos os bancos de dados têm registros atribuídos. Os registros são classificados como registros de itens ou detalhes. Registros de itens são registros de informações gerais e registros detalhados focalizam um identificador de campo dentro do registro de item e fornecem informações “detalhadas” extras no campo e geram seu registro a partir do registro de item. Tabelas são estruturas nas quais existem registros de itens e detalhes. Um exemplo de um registro de item e detalhe é uma descrição de mobília em um banco de dados que consiste em campos de dados gerais para remessa, pagamento, etc., e um registro de detalhes correspondente, que divide ainda mais os móveis em várias cores.
Integridade dos conjuntos de dados
Se um sistema de informação for um sistema de processamento baseado em transação, conjuntos de dados serão criados para catalogar as alterações nos dados iniciados pelos usuários para o sistema com todas as alterações relatando em um relatório de exceção de transação. Os dados são coletados, distribuídos e processados usando métodos em lote ou em tempo real. Se for uma rotina em lote, a maioria das organizações atualizará seus sistemas uma vez por dia enquanto, com um sistema em tempo real, as atualizações poderão ser adicionadas imediatamente.
