Nenhuma operação comercial é perfeita. É provável que, em algum ponto de sua carreira, você possa encontrar um problema que precisa ser resolvido com um nível mais alto de gerenciamento. Muitas empresas encorajam o uso de relatórios de reclamações como o método adequado de declarar formalmente uma reclamação. Esses relatórios geralmente são usados para tratar de transações ou condições insatisfatórias relativas a uma empresa. Escrever um relatório de reclamação corretamente é fundamental para que sua preocupação seja ouvida e o problema seja remediado.
Aborde o contexto da situação. Forneça informações importantes, como sua posição e seu motivo para escrever. Diga o motivo da sua insatisfação de forma concisa.
Siga o plano de fundo com uma descrição mais detalhada do problema. Relatar fatos objetivos. Descreva os efeitos resultantes do problema.
Comunique o que você considera ser uma solução satisfatória. Explique o que você espera que a outra parte faça para remediar a situação.
Adicione um aviso se achar necessário. Você pode comunicar as consequências caso a outra parte não participe da solução do problema. Essa etapa é opcional, com base no seu relacionamento com a outra parte e na gravidade do problema.
Termine com uma conclusão educada que expresse sua visão otimista em relação à situação. Comunique um sentimento de querer consertar o problema para beneficiar ambas as partes.
Dicas
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Lembre-se de usar a cortesia em toda a carta. Abster-se de insultar a outra parte ou soar hostil.
