Os relatórios de progresso são claros, com um design mais estereotipado do que o dos relatórios trimestrais. Estes últimos variam em seu formato de empresa para empresa e instituição para instituição. No entanto, as seguintes diretrizes básicas aplicam-se a ambos: Esteja atento ao seu público e o que eles esperam encontrar no relatório e mantenha sua escrita clara e concisa, com um tom sério e prático e um estilo preciso, aberto e confiável.
Itens que você precisará
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Dados e informações a serem incluídos
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Um bom programa de processamento de texto, como o Microsoft Word
Use o formato de nota tradicional para o progresso e o relatório trimestral. Comece com a data, o nome e a posição da pessoa para quem o relatório irá, seu nome e posição e uma linha de assunto clara e concisa. Por exemplo, a linha de assunto para um relatório de progresso pode ser “Projeto de Integração de Dados Progressos”. A linha de assunto para um relatório trimestral é geralmente menos específica e simplesmente diz algo como “Relatório Trimestral para o Departamento de Dados, terceiro trimestre de 2010”. Se o relatório trimestral for um dos vários indo para a mesma pessoa, verifique se você sabe o formato exato que a pessoa espera.O leitor precisa digerir rapidamente todos os dados recebidos e espera encontrar tipos específicos de informações no mesmo lugar em cada relatório.
Para um relatório de progresso, abra com um resumo do progresso, como “O projeto de integração de dados está progredindo dentro do cronograma e abaixo do orçamento.” Se você está procurando algo específico - ajuda de outro funcionário ou departamento, fundos adicionais etc. liste-o imediatamente para ter certeza de que não é esquecido pelo leitor. Abra o relatório trimestral de maneira semelhante, resumindo as informações contidas no relatório.
Detalhe o plano de fundo do projeto, que pode ser incluído com o resumo do progresso, se desejar, resumindo rapidamente os detalhes e descrevendo sua finalidade e cronograma. No âmbito do relatório trimestral, pode incluir o progresso feito desde o último relatório, contabilizando o bom e o mau. Tenha em mente que você quer ser aberto e honesto.
Especifique no relatório de progresso todo o trabalho concluído e use os verbos de ação para enfatizar que aqueles que trabalham no projeto têm sido diligentes. Você também pode incluir datas específicas quando as fases do projeto foram concluídas ou quando parte dele tornou-se ativo ou on-line ou qualquer que seja o objetivo. Neste ponto, no relatório trimestral e no formato apropriado, comece a detalhar o progresso feito. Listar problemas que precisam ser resolvidos.
Forneça detalhes em um relatório de progresso de todos e quaisquer problemas que você esteja enfrentando, estratégias para resolvê-los e um cronograma para sua resolução ou explicação sobre por que o problema está em andamento.
Esquematize o cronograma de trabalho no relatório de progresso, juntamente com as realizações que você espera durante o próximo intervalo de tempo. Você pode encerrar o relatório com uma avaliação geral do projeto e o que foi alcançado até agora. No relatório trimestral, preveja oportunidades futuras e desafios, juntamente com resultados esperados e atividades importantes. Talvez termine com um pedido de comentários, feedback e ideias.
